稅務局要求備存稅務紀錄的期限

稅務局要求備存稅務紀錄的期限

《稅務條例》（第112章）規定，納稅人必須保存足夠紀錄，以便稅務局評定應繳稅款。此規定涵蓋利得稅、薪俸稅及物業稅，適用於個人、合夥及公司。未能遵守規定的納稅人可能面臨罰款及其他法律後果。

稅務紀錄保存期限

根據《稅務條例》第51C條，納稅人須從有關交易完成之日起，保存足夠的紀錄至少7年。這7年期限適用於所有與評稅基期相關的會計紀錄及交易紀錄。紀錄可以是紙本或電子形式，但必須清晰顯示每項交易的詳情。

IRD保存紀錄的具體要求

稅務局（IRD）要求保存的紀錄包括：收入及開支帳目、資產及負債清單、買賣發票、收據、銀行結單、合約及協議等。公司會計紀錄必須包括損益表及資產負債表。這些紀錄必須以英文或中文保存，或以便於查閱的形式存在。

會計紀錄保存期

會計紀錄的保存期從評稅基期結束之日起計算。若公司的會計年度於2026年3月31日結束，相關紀錄便須保存至2033年3月31日。未能保存足夠紀錄的納稅人，稅務局可根據《稅務條例》第80條處以罰款，最高可達HK$100,000。

稅務審查紀錄

稅務審查或調查期間，稅務局有權要求納稅人提供指定期間的紀錄。未能出示紀錄，稅務局可根據《稅務條例》第51C(4)條提出檢控。罰則包括罰款及監禁，最高可達3年。此外，稅務局可根據《稅務條例》第82A條對未保存紀錄的納稅人施加罰款，金額可達少收稅款的3倍。

不同稅項的紀錄要求

• 利得稅：公司及業務須保存所有與利潤計算相關的紀錄，包括買賣發票、銀行結單及會計帳目。
• 薪俸稅：僱主須保存僱員的薪酬紀錄、強積金供款紀錄及僱傭合約，保存期同樣為7年。
• 物業稅：業主須保存租金收入及相關開支的紀錄，包括租約、收據及維修單據。

電子紀錄的保存

納稅人可以電子形式保存紀錄，但必須確保紀錄的完整性及可讀性。稅務局接受掃描文件、電子帳目系統及雲端儲存，前提是紀錄能夠在合理時間內轉換為可查閱的格式。使用電子紀錄時，納稅人應備份資料以防止遺失。

未遵守規定的後果

未能保存足夠稅務紀錄的納稅人，除罰款外，還可能面臨稅務局對其評稅基期的重新評估。稅務局可根據《稅務條例》第59條對未提交紀錄的納稅人進行估計評稅，該評稅可能對納稅人不利。此外，稅務局可根據《稅務條例》第80條提出檢控，最高罰款為HK$100,000及監禁3年。

實務建議

納稅人應建立系統化的紀錄保存制度，包括定期備份電子紀錄及保留紙本副本。建議諮詢專業會計師或稅務顧問，以確保紀錄符合《稅務條例》的要求。若稅務局要求提供紀錄，納稅人應在指定期限內回應，以避免罰款及法律風險。