香港法定核數所需的審計資料清單

香港法定核數所需審計資料清單

每間香港註冊成立的公司，均須按《公司條例》（第622章）每年委任合資格執業會計師（核數師）審計其財務報表。核數師所需文件的齊全程度，直接影響審計效率與最終報告的出具時間。以下按資產負債表、損益表及附註項目分類，整理香港核數所需資料清單，協助公司秘書及財務人員提前準備。

核數文件清單

完整的核數文件清單應涵蓋公司期內的各類交易憑證、賬冊紀錄及合約文件。核數師一般要求提供：

• 會計紀錄
• 總分類賬（General Ledger）
• 明細分類賬（Sub-ledger），包括應收賬款、應付賬款、存貨、固定資產等
• 試算表（Trial Balance）

• 期間的會計分錄及調整分錄清單

• 銀行文件

• 所有銀行戶口的全年銀行對賬單
• 年底的銀行調節表（Bank Reconciliation Statement）

• 外幣存款的匯率計算基礎

• 營運憑證

• 買賣發票及收據（Invoice / Receipt）
• 供應商及客戶的月結單

• 採購訂單及銷售訂單

• 其他支援文件

• 現金收支日記賬
• 關聯方交易明細及相關合約
• 期末調整項目（Accruals / Prepayments）的計算表

香港審計資料準備, , 資產負債表項目

資產負債表項目的審計，需要準備以下具體資料：

• 固定資產
• 固定資產清單（Fixed Asset Register），列明每項資產的購入日期、成本、折舊方法、累計折舊及賬面淨值
• 年度增添及出售的發票及合約
• 資產出售損益的計算表

• 折舊政策的書面說明

• 存貨

• 存貨盤點表（Stock Count Sheet），附年終實際盤點紀錄
• 存貨價值的計算基礎（成本或可變現淨值孰低法）

• 呆滯存貨撥備的計算表

• 應收賬款

• 應收賬款賬齡分析表（Aging Report）
• 年底確認的客戶對賬單
• 壞賬撥備的評估及計算表

• 關聯方應收賬款的明細及合約

• 現金及銀行結存

• 所有銀行戶口截至年結日的對賬單

• 銀行調節表，連同未達賬項的解釋

• 應付賬款及應計費用

• 應付賬款賬齡分析表
• 供應商年終對賬單

• 應計費用的計算基礎及相關發票

• 貸款及借款

• 貸款文件（Loan Agreements），包括銀行貸款、股東貸款及關聯方貸款
• 還款時間表及利息計算表
• 抵押或擔保文件

法定核數文件要求, , 損益表項目

損益表項目的審計焦點在於收入的完整性與支出的合理性。公司應準備：

• 收入
• 全年銷售發票及收據
• 收入確認政策（按發票日期、交付日期或服務完成日期）
• 主要客戶合約及協議（Customer Contracts）

• 退貨及折扣的紀錄

• 採購及營運開支

• 供應商發票及合約
• 租金開支：租約（Lease Agreement）及管理費單據
• 員工成本：薪俸稅申報表（Form IR56B）、強積金供款紀錄及僱傭合約

• 專業費用：律師費、會計費的發票

• 其他收入及開支

• 利息收入的銀行存款證明
• 投資收益的報表

• 匯兌損益的計算表

• 折舊與攤銷

• 折舊計算表
• 無形資產的攤銷表及相關合約

核數師所需文件, , 附註披露及合規文件

財務報表的附註披露，依賴以下文件：

• 公司架構及法律文件
• 公司章程細則（Articles of Association）
• 股東名冊（Register of Members）
• 董事名冊及公司秘書名冊
• 重要控制人登記冊（Significant Controllers Register）
• 董事會會議紀錄（Board Minutes），尤其涉及重大交易、股息決議及借款授權

• 股東大會會議紀錄（如適用）

• 關聯方交易

• 關聯方名單及關係圖
• 關聯方交易合約及定價政策

• 年度關聯方交易金額的明細

• 稅務文件

• 利得稅計算表（Tax Computation）
• 稅務局的評稅通知書及繳稅收據
• 前期審計報告（Prior Year Audit Report）

• 如已提交的報稅表：Form BIR51

• 或有事項及承諾

• 訴訟文件及律師意見書

• 資本承諾及租賃承諾的明細

• 期後事項

• 年結日後至審計報告日前的重大事件紀錄，例如派息決議、出售資產或訴訟結果

財務報表草稿及其他關鍵文件

核數師的工作起點是公司提供的財務報表草稿。該草稿應包括損益表、資產負債表、現金流量表及權益變動表。其他必須提供的關鍵文件：

• 會計政策
• 如公司採用中小企財務匯報準則（SME-FRS）或香港財務報告準則（HKFRS），須提供會計政策說明

• 如有選擇報告豁免（Reporting Exemption），須確認符合《公司條例》第359條的條件

• 商業登記證

• 有效的商業登記證副本（Business Registration Certificate）

• 前期稅務計算及審計調整

• 前一年度的稅務計算表

• 前期審計調整的明細及後續處理

• 電子帳套

• 如公司使用會計軟件，通常需提供電子賬套備份（如 .xml 或 .xlsx 格式），方便核數師進行數據分析

公司秘書及董事會會議紀錄

核數師需要審閱公司秘書保存的法定紀錄，以確認：

• 董事的委任及辭任記錄（Form ND2A、ND2B）
• 公司秘書的變更（Form ND4）
• 註冊辦事處地址（Form NR1）
• 法定登記冊的存放地點（Form NR2）

董事會會議紀錄尤其重要，因為當中載有對重大交易的授權、股息決議、貸款批准及合約審批。核數師會核對會議紀錄與財務報表中的交易記錄是否一致。

銀行對賬單與合約協議, , 常見遺漏

公司在準備審計資料時，最常見的遺漏是：

1. 銀行對賬單不完整：僅提供年結日單月對賬單，而非全年12個月的紀錄。核數師需要全年數據以核對利息收入、銀行手續費及未兌現支票。

2. 合約及協議缺失： - 租約（Lease Agreement）必須提供完整簽署版本，而非口頭確認的租金條款 - 貸款文件（Loan Agreements）須載有還款條款及利率 - 客戶合約須列明收入確認時點及退貨條款

3. 固定資產清單不更新：年度內新增或處置的資產未及時更新清單，導致折舊計算錯誤。

4. 存貨盤點表欠缺簽署：核數師要求存貨盤點表須由授權管理人員簽署確認，否則視為未經核實。

5. 關聯方交易無合約：股東貸款或關聯公司交易若沒有書面協議，核數師難以判斷交易是否按公平原則進行。

準備一份全面的審計資料清單，並按上述分類整理文件，能大幅減少核數師的查詢次數，縮短審計時間。如對具體文件要求有疑問，建議直接與貴公司的核數師溝通，因每家公司的業務性質及會計準則可能影響所需資料的範圍。