PDF轉換與編輯：轉換、掃描、簽署及遮蓋資料的正確方法

為甚麼公司文件最後都會變成PDF

香港公司處理的文件，大部分最終都會變成PDF：董事會會議紀錄以PDF傳閱，經審計的財務報表以PDF交給銀行，簽妥的表格要掃描成PDF，不少政府及發牌機構的網上平台亦接受以PDF提交證明文件。因此，PDF轉換與編輯其實是一項行政技能，而不是技術問題。大多數麻煩並非來自用錯工具，而是用錯方法。

本文涵蓋PDF工作中最常見的三件事：把文件轉為PDF、把PDF轉回可編輯的格式，以及修改一份已經存在的PDF。文中亦會講解相關的工作，例如掃描、合併、壓縮、簽署及遮蓋資料，並特別說明兩個一旦出錯、後果遠不止檔案凌亂的地方：刪除個人資料，以及以電子方式簽署文件。

文中提到網上工具時，會以PDFBEAR作例子，因為它在同一個網站內涵蓋以下所有工作，並可直接在瀏覽器使用（網站只提供英文介面）。文中引用的使用限制，取自其定價頁面在撰文時的資料，日後或會改變。

轉為PDF：Word、Excel、PowerPoint及圖片

要把文件轉為PDF，最簡單的方法通常是用你已經有的軟件。Microsoft Word、Excel及PowerPoint都可以直接把文件另存或匯出為PDF。在Mac上，任何可以列印的程式都可以在列印視窗中選擇儲存為PDF；Windows亦內置「Microsoft Print to PDF」印表機，作用相同。

如果你所用的電腦沒有原本的軟件，或者手上有一批收據相片要合成一份文件，網上的Word轉PDF、Excel轉PDF或圖片轉PDF工具就很方便。

無論用哪種方法，傳送檔案前都應檢查三件事：

• 字型。 PDF應把字型嵌入檔案內，對方打開時才會看到相同的版面。Office匯出時預設會嵌入字型。如果中文字顯示為方格或空白，即表示字型沒有嵌入。
• 紙張大小。 香港使用A4紙。以美國Letter尺寸設定的文件，列印時邊界會不正常，放在公司註冊處或銀行的表格上更可能被裁去部分內容。
• Excel實際會印出甚麼。 Excel轉PDF時轉換的是列印範圍，而不是你在螢幕上看到的內容。隱藏的欄、幾個月前設定的列印範圍，或者一張橫跨多頁的工作表，都會照紙本列印的樣子轉換出來。

掃描成PDF：已簽署的表格及紙本紀錄

掃描是把親筆簽署變成電子檔案的方法。公司註冊處的電子服務，與不少發牌機構的網上平台一樣，接受已簽署表格及證明文件的掃描本，所以掃描質素很重要。

你不一定需要專用的掃描器。iPhone的「備忘錄」內置文件掃描功能，Google Drive流動應用程式亦可以直接掃描成PDF，大部分辦公室的多功能打印機都可以掃描後直接以電郵傳送。以下幾個習慣會令掃描檔案更容易處理：

• 解像度要足以令細字清晰可讀。一般文字文件，300 dpi是合理的預設值。
• 文字文件用灰階或黑白掃描。以彩色掃描普通文件，檔案會大幾倍，卻沒有任何好處。
• 每份文件獨立一個檔案，並以文件內容及簽署日期命名，而不是「Scan_0042.pdf」。
• 把正本放回檔案夾之前，確認每一頁都齊全，而且方向正確。

掃描出來的頁面其實是一張文字的圖片，而不是文字。當你想搜尋內容、複製文字，或者把它轉成Word時，這一點就很重要，也正是OCR的用途。

從PDF轉換：Word、Excel及圖片

從PDF轉換是反方向的工作，而且沒那麼可靠，因為PDF記錄的是每樣東西在頁面上的位置，而不是它們是甚麼。轉換工具要自行判斷哪幾行組成一段、哪些儲存格組成一個表格、哪些文字是標題。

• PDF轉Word 是最常見的情況：收到一份需要修訂的PDF合約，或者一份舊政策文件的原始檔案已經遺失。簡單的文件轉換效果良好；多欄排版、註腳及表格則需要逐行核對。
• PDF轉Excel 適用於銀行月結單及財務附表。轉換後必須核對總數。一個讀錯的數字或一個合併了的儲存格很容易被忽略，但依賴它的代價可以很大。
• PDF轉圖片 會把每一頁變成一張圖，適合用於簡報、社交媒體帖文，或者只接受圖片的網上平台。

任何轉換出來的文件都應視為草稿，與原本核對後才可以取代原本。

PDF文字辨識：令掃描檔案可以搜尋

光學字元辨識（OCR）會讀取掃描頁面上的字形，並在下面加上一層真正的文字。經過OCR處理後，掃描的PDF就可以搜尋、複製文字，轉換成Word的效果亦會實用得多。沒有OCR的話，把掃描檔案做PDF轉Word，得到的只是一個載滿圖片的Word檔案。

OCR的準確度取決於掃描質素。乾淨、端正、對比清晰的頁面效果很好；模糊的影印本、手寫字、蓋在文字上的印章，以及同一行內中英夾雜，都會產生錯誤，所以要核對結果中的名字、數字及日期。在PDFBEAR上，OCR屬於付費的Premium功能，並不包括在免費計劃內。

如何編輯PDF，以及「編輯」的真正意思

「編輯PDF」其實包含兩件很不同的事，大部分困擾都來自把兩者混為一談。

在PDF上加入內容 在任何編輯器上都做得很好。文字方塊、螢光標記、評註、形狀、圖片、頁碼及簽名，都是疊加在原有頁面之上。要在草稿上加註，或者填寫一份沒有表格欄位的表格，這是正確的做法。

修改原有文字 比想像中困難，因為PDF格式本來就是為定稿文件而設計的。不少網上編輯器（包括PDFBEAR）的做法，是用一個白色方塊蓋住舊字，再在上面放上新文字。頁面看來已經改好，但原本的文字仍然留在檔案下面，任何人複製文字或移走方塊，都可以看到。

所以，要可靠地修改文件內容，就要修改它的原始檔案。如果你有Word或Excel原檔，就修改原檔，再重新匯出PDF；如果沒有，就先做PDF轉Word，修改內容並檢查版面，再把結果轉回PDF。

有一條原則必須遵守：已經簽署、已經提交或已經發給對方的文件，完全不應再修改。應另備新版本，如有需要重新簽署，並把兩個版本都保存下來。

合併、分割及壓縮PDF

申請及提交文件時，通常要交一套文件而不是一份。把PDF合併成一份文件，並按申請表列出的次序排列，審閱的人就不用四處翻找。

當一次掃描包含了幾份文件，或者網上平台要求每份附件獨立上載時，就要把PDF分割。刪除或重新排列頁面，其實是同一種操作的另一種形式。

當上載因檔案太大而被拒絕時，就需要壓縮PDF。每個平台有自己的大小限制，而彩色掃描的文件通常是檔案過大的原因。壓縮主要是靠降低圖片解像度，所以提交前要打開結果，確認細字仍然清晰。

填寫PDF表格及簽署PDF

可填寫的PDF設有表格欄位，可以直接輸入內容，部分法定表格亦以這種形式發布。如果表格沒有欄位，也可以用編輯器的文字工具在空白位置輸入。無論哪種情況，每次使用法定表格時，都應從發出表格的機構重新下載。公司註冊處會修訂其指明表格，而一份存放在共用磁碟上的舊版本，正是提交被拒的常見原因。

要以電子方式簽署PDF，可以手繪、輸入或上載簽名圖片，再放在頁面上。在香港，《電子交易條例》（第553章）在大部分商業情況下承認電子紀錄及電子簽署的法律效力，但並非適用於所有文件。條例附表1把某些文件排除在外，包括遺囑、信託、授權書、誓章及宗教式誓詞、法定聲明、可轉讓票據、涉及土地的契據及轉易契，以及任何須根據《印花稅條例》（第117章）加蓋印花的文書。最後一類包括香港公司股份的轉讓文書，這一點很容易被忽略。這些文件，以及任何對方或監管機構要求親筆簽署正本的文件，都應在紙本上簽署。

公司在依賴電子簽署通過董事會決議之前，亦應先查閱公司的組織章程細則，並記錄每份文件以甚麼方式、在甚麼時間簽署。

加密、解鎖及遮蓋PDF資料

為PDF加密：以電郵傳送任何載有身份證明文件、薪酬資料或銀行資料的檔案之前，都值得先設定密碼。密碼應以另一個途徑傳送，例如電話短訊，這樣即使一封電郵被截取，也不會同時洩露檔案和密碼。

解鎖PDF：即是移除檔案的密碼或限制。只應對你有權打開的檔案這樣做，通常是忘記了密碼的自家文件。

遮蓋PDF資料 是出錯代價最高的一環。在名字上畫一個黑色長方形，只是在螢幕上把它遮住；與上文用白色方塊修改文字的方法一樣，文字仍然留在檔案內。真正的遮蓋工具會把底層內容刪除。遮蓋之後要測試結果：在PDF內搜尋被遮蓋的字，並嘗試從被遮蓋的位置複製文字。只要其中一樣做得到，遮蓋就是失敗的。

根據《個人資料（私隱）條例》（第486章），資料使用者須採取切實可行的步驟，保障個人資料不受未經准許或意外的查閱。一份香港身份證副本，上面畫了黑色方塊便發出去，但號碼其實仍在檔案內，正是這項原則所針對的疏忽。

需要保存的紀錄：轉為PDF/A

PDF/A是專為長期存檔而設計的PDF版本，標準編號為ISO 19005。它要求所有顯示文件所需的元素（包括字型）都嵌入檔案內，並禁止任何依賴檔案以外資源的功能。一份PDF/A文件，在二十年後打開應該仍然一模一樣。

這一點很重要，因為文件保存期很長。根據《公司條例》（第622章），公司須把會計紀錄保存七年。把文件轉為PDF/A存檔時，在核對轉換後的副本之前，應同時保留原本。

網上PDF工具與機密文件

使用網上PDF工具，即是把文件上載到別人的伺服器。價目表或宣傳單張當然沒有問題；但薪酬資料、身份證明文件、客戶檔案，或任何受保密責任約束的文件，就值得審慎決定。

上載之前，先看清楚該服務對資料保存及保安的說明。PDFBEAR的網頁表示，上載的檔案經HTTPS傳送，並在處理完成後不久自動從伺服器刪除。至於最敏感的資料，Office、macOS及Windows內置的匯出及列印為PDF功能，可以令檔案一直留在你自己的電腦上。

PDF轉換與編輯：甚麼工作用甚麼工具

PDFBEAR的免費帳戶可進行不限次數的轉換，每次最多30頁或30張圖片，檔案上限為50 MB。不登記帳戶的話，每日只可轉換五次，每次最多10頁。OCR、批次處理及其AI工具則屬於付費的Premium計劃。

做對的方法

辦公室裡的PDF問題，大多是因為把PDF當成工作文件。應以原始檔案為正本，文件定稿時才轉為PDF，而任何從PDF轉回來的文件都應視為有待核對的草稿。掃描要清晰，壓縮不可犧牲可讀性，遮蓋資料要真正刪除而不是表面遮住，而文件一經簽署就不應再作任何改動。