香港公司法定紀錄盒（綠盒）內應存放的文件清單
說明香港公司法定紀錄盒（綠盒）內應存放的文件，助您妥善管理公司紀錄。
香港法定紀錄盒（綠盒）內應存放文件清單
成立香港有限公司後，公司秘書或行政人員會收到一個俗稱「公司綠盒」的法定紀錄盒。這個綠色文件盒並非裝飾品，而是存放公司法定文件及登記冊的實體檔案。本文以清單形式說明香港法定紀錄盒內應存放的實體文件，涵蓋公司章程、各類登記冊、會議記錄、公司印章及股票等，方便公司秘書整理及核對。
公司綠盒
「公司綠盒」是香港公司成立時由公司秘書服務公司或成立公司機構提供的標準文件盒，通常為綠色，故稱「公司綠盒」。盒內應存放公司成立時產生的原始文件，以及日後營運中產生的法定紀錄。公司綠盒的實體存放地點應為公司的註冊辦事處，或按《公司條例》（第622章）第662條通知公司註冊處的其他指定地點。
法定紀錄冊存放
法定紀錄冊是公司必須備存的多本登記冊，應存放於公司綠盒或公司文件夾內。根據《公司條例》（第622章），公司須備存以下法定紀錄冊：
- 股東名冊：記錄所有股東的姓名或名稱、地址、持股數量及類別，以及成為股東的日期。
- 董事名冊：記錄所有董事的姓名、地址及任職日期。
- 公司秘書名冊：記錄公司秘書的姓名及地址。
- 重要控制人登記冊：自2018年3月1日起須備存，記錄持有公司已發行股份或投票權超過25%的重要控制人，以及指定代表協助執法機關查閱的資料。
- 押記登記冊：記錄公司設立的任何押記（charge）詳情。
若法定紀錄冊並非存放於註冊辦事處，公司須提交表格NR2通知公司註冊處。
公司文件夾
公司文件夾通常指綠盒內用以分類存放文件的活頁夾或文件套。建議按以下類別整理：
公司章程
公司章程細則（Articles of Association）是公司的憲制文件，必須存放於公司綠盒內。公司成立時，公司註冊處會發出已蓋印的公司章程。日後若修改章程，須將經修訂的版本一併存放。
股東名冊
股東名冊（Register of Members）是法定紀錄冊之一，必須隨時更新。股東名冊應記錄：
- 每位股東的姓名或名稱及地址
- 股東編號
- 持股數量、類別及編號
- 成為股東的日期
- 股份轉讓的記錄
股東名冊須存放於公司註冊辦事處或按表格NR2通知的地點。
董事名冊
董事名冊（Register of Directors）記錄現任及前任董事的資料，包括：
- 姓名及曾用名
- 地址
- 身份證號碼或護照號碼
- 任職日期及離職日期
董事變更須在變更後15天內以表格ND2A或ND2B通知公司註冊處。
公司秘書名冊
公司秘書名冊（Register of Company Secretaries）記錄公司秘書的姓名、地址及任職日期。根據《公司條例》（第622章），每間公司必須委任一名公司秘書。若公司只有一名董事，該董事不得同時擔任公司秘書。
會議記錄
公司會議記錄（Minutes of Meetings）包括：
- 董事會會議記錄
- 股東大會會議記錄（如公司未決議免除周年股東大會）
- 書面決議（Written Resolutions）
會議記錄須在會議舉行後合理時間內備存，並存放於公司綠盒內。
法定宣告
法定宣告（Statutory Declaration）通常在公司成立時或申請撤銷註冊時使用。例如，申請撤銷註冊時須提交表格NDR1，並附上法定宣告。這些文件應存放於公司綠盒內。
公司印章存放
公司印章（Company Seal）是公司的重要資產，應存放於公司綠盒內。公司可備存：
- 法團印章（Common Seal）：用於簽署契據及重要文件
- 公司印章（Company Chop）：日常業務使用
公司印章存放於綠盒內時，應確保安全，避免遺失或被盜用。
股票
股票（Share Certificates）是證明股東持有股份的文件。公司成立時，公司秘書會準備空白股票簿。每次發行股份或轉讓股份後，公司須向股東發出股票。股票應存放於公司綠盒內，並記錄股票編號、發行日期及股東名稱。
轉讓文件
股份轉讓文件（Instrument of Transfer）包括：
- 股份轉讓書（如表格）
- 買賣雙方簽署的轉讓文書
- 印花稅繳納證明
股份轉讓須繳付印花稅，稅率為買方及賣方各0.1%，另加固定印花稅HK$5。轉讓文件應存放於公司綠盒內，以備查閱。
核數師報告
核數師報告（Auditor's Report）是公司每年經審計後由核數師發出的報告。根據《公司條例》（第622章），每間香港公司必須委任核數師審計財務報表。核數師報告應連同經審計的財務報表一併存放於公司綠盒內。
商業登記證
商業登記證（Business Registration Certificate）由稅務局根據《商業登記條例》（第310章）發出，並非公司註冊處的文件。商業登記證的有效期為1年或3年，到期前須續期。商業登記證應存放於公司綠盒內，或張貼於營業地點。
周年申報表
周年申報表（Annual Return，表格NAR1）須每年在公司成立周年日後的42天內提交公司註冊處。按時提交的註冊費為HK$105。逾期提交的費用較高：超過42天但不超過3個月為HK$870，3至6個月為HK$1,740，6至9個月為HK$2,610，超過9個月為HK$3,480。已申報為休眠的公司可獲豁免提交周年申報表。
重要控制人登記冊
重要控制人登記冊（Significant Controllers Register）自2018年3月1日起須備存。重要控制人一般指持有公司已發行股份或投票權超過25%的人士。公司須指定一名代表協助執法機關查閱。該登記冊存放於註冊辦事處或香港境內的其他指定地點，不開放公眾查閱。
公司秘書服務文件
若公司委託公司秘書服務公司處理合規事宜，相關服務合約、授權書及聯絡記錄應存放於公司綠盒內。公司秘書服務公司須持有信託或公司服務提供者（TCSP）牌照，否則屬違法。
總結清單
以下為公司綠盒內應存放的完整文件清單：
- 公司章程細則
- 股東名冊
- 董事名冊
- 公司秘書名冊
- 重要控制人登記冊
- 押記登記冊
- 會議記錄及書面決議
- 法定宣告
- 公司印章（法團印章及公司印章）
- 股票簿及已發行股票
- 股份轉讓文件
- 核數師報告及經審計財務報表
- 商業登記證
- 周年申報表（表格NAR1）
- 公司秘書服務合約及授權書
公司綠盒應存放於註冊辦事處或按表格NR2通知公司註冊處的地點。公司秘書應定期檢查及更新盒內文件，確保符合《公司條例》（第622章）的規定。
資料來源
更多關於創業與成立公司的內容。