重要控制人登記冊規定

重要控制人登記冊規定

自2018年3月1日起，《公司條例》(第622章)規定所有在香港成立的公司必須備存重要控制人登記冊。公司須識別對其擁有重大控制權的個人或實體，並將資料記錄在登記冊內。此登記冊須備存於公司的註冊辦事處或香港境內另一個指明地點，但不公開予公眾查閱。執法人員有權查閱該登記冊。

重要控制人申報

公司必須採取合理步驟識別其重要控制人。持有公司已發行股份或投票權超過25%的人士即屬重要控制人。對公司行使重大影響力或控制權的人士亦須申報。公司須向這些人士發出通知，要求他們提供所需資料。收到通知的人士有責任在指定限期內回覆，否則可能觸犯《公司條例》。

SCR備存要求

登記冊必須載有每名重要控制人的姓名、地址、身份證明文件號碼、成為控制人的日期以及控制性質等詳情。公司須在獲得資料後7天內將資料記入登記冊。登記冊的任何變更，例如重要控制人資料更新，亦須在7天內記錄。公司須備存登記冊最少7年，由重要控制人不再擔任該身份當日起計。

指定代表

公司必須指定一名指定代表，以協助執法人員查閱重要控制人登記冊及相關資料。指定代表可以是公司的董事、公司秘書，或獲公司授權的第三方人士（例如會計師或律師）。指定代表的姓名及聯絡資料須記錄在登記冊內。如指定代表變更，公司須在7天內更新登記冊。

重要控制人通知責任

重要控制人本身亦有通知責任。當一個人成為公司的重大控制人，或不再是重大控制人，或其資料有變更時，必須在7天內通知公司。公司收到通知後須更新登記冊。如重要控制人未履行通知責任，即屬違法，可被罰款。公司董事及公司秘書須確保公司遵守相關規定，否則亦可能承擔法律責任。

董事及公司秘書責任

公司董事及公司秘書對SCR的合規負有直接責任。他們須確保公司已識別所有重要控制人，已獲取所需資料，並已妥善備存登記冊。如公司未能遵守SCR規定，董事及公司秘書可能被檢控。公司秘書尤其需要熟悉《公司條例》(第622章)的相關條文，並定期檢查登記冊的準確性。