香港公司秘書須備存之法定紀錄

公司秘書須備存之法定紀錄

根據《公司條例》（第622章），每間香港公司均須備存一系列法定紀錄。公司秘書須備存之法定紀錄包括股東名冊、董事名冊、公司秘書名冊、押記登記冊及重要控制人登記冊，以及會計記錄和會議紀錄。這些紀錄必須存放在公司的註冊辦事處或公司註冊處指定的其他地點，並須按法定期限保存。

公司法定紀錄

《公司條例》明確規定公司必須備存的登記冊包括：

• 股東名冊：記錄所有股東的姓名、地址及持股詳情。
• 董事名冊：記錄現任及前任董事的姓名、地址及委任日期。
• 公司秘書名冊：記錄公司秘書的姓名及地址。
• 押記登記冊：記錄公司設定的所有押記（如抵押、留置權等）。
• 重要控制人登記冊：自2018年3月1日起，公司須備存此登記冊，記錄持有超過25%已發行股份或投票權的個人或實體。

上述登記冊須存放於註冊辦事處，或透過表格NR2向公司註冊處申報的其他香港地址。

公司秘書保存文件

公司秘書須保存的文件包括：

• 會議紀錄及決議：董事會會議及股東會議的紀錄，以及書面決議。
• 會計記錄：包括收支紀錄、資產負債表及相關憑證。
• 周年申報表（表格NAR1）：每年須在公司成立周年日後的42天內提交。
• 商業登記證：由稅務局根據《商業登記條例》（第310章）發出，須展示於營業地點。

會計記錄須保存至少7年，其他法定紀錄則須在公司存續期間持續保存。

公司條例紀錄要求

《公司條例》（第622章）對紀錄的備存地點及查閱權利有明確規定：

• 登記冊須存放於註冊辦事處或公司註冊處批准的地點。
• 股東及董事有權查閱股東名冊及董事名冊。
• 重要控制人登記冊不開放予公眾查閱，但須指定一名代表協助執法機構查閱。
• 公司秘書須確保紀錄的準確性及及時更新，例如董事或秘書變更須透過表格ND2A或ND2B通知公司註冊處。

香港公司備存紀錄

公司秘書的職責包括確保所有法定紀錄符合法例要求。常見的保存地點為註冊辦事處，若存放於其他地方，須提交表格NR2通知公司註冊處。紀錄的保存期限如下：

• 股東名冊、董事名冊、公司秘書名冊及押記登記冊：公司存續期間。
• 重要控制人登記冊：公司存續期間。
• 會計記錄：至少7年。
• 會議紀錄及決議：至少10年。

未能備存法定紀錄可能導致罰款，甚至影響公司註冊狀態。公司秘書應定期審查紀錄的完整性，並在必要時諮詢專業意見。