香港公司押記登記冊的內容與存檔地點規定

香港押記登記冊存檔要求

《公司條例》(第622章)規定每間公司必須備存一份押記登記冊，記錄所有已設定的押記詳情。這項法定紀錄與向公司註冊處登記押記的責任相輔相成，兩者均屬公司秘書的持續合規工作。本文解釋押記登記冊的用途、必須記錄的內容、備存地點規定，以及相關的法定存檔表格。

押記登記冊內容

押記登記冊是公司內部備存的法定紀錄，載列公司所有尚未清償或已解除的押記。根據《公司條例》(第622章)第352條，登記冊必須記錄以下資料：

• 押記設立日期
• 押記所擔保的債務總額
• 債權人的姓名或名稱及地址
• 押記涵蓋的財產描述（即擔保物）
• 任何對財產所有權或佔有權的限制

登記冊須以英文或中文備存，並可採用紙本或電子形式。公司秘書應確保登記冊內容準確及最新，因為該紀錄是債權人及潛在交易對手查閱公司負債狀況的主要來源。

公司押記存檔

公司設定押記後，須在1個月內向公司註冊處提交相關文件，否則該押記對清盤人及其他債權人可能無效。存檔程序如下：

1. 提交Form NM1（押記詳情陳述書）：載明押記的設立日期、債權人資料、擔保債務金額及被押記財產的描述。
2. 附上押記文書的核證真實副本：例如按揭契約或債券信託契據。
3. 繳付登記費：費用按公司註冊處現行收費表計算。

押記獲登記後，公司註冊處會發出登記證明書，公司應將該證明書連同押記文書一併保存。

押記解除或償還的登記

當押記所擔保的債務已清償，或押記所涉財產已解除押記，公司須提交Form NM2（償還或解除押記通知書）。該表格須載明：

• 押記登記編號
• 償還或解除日期
• 債權人確認解除的陳述

提交Form NM2後，公司註冊處會更新押記登記冊，並發出解除登記證明書。公司秘書應同時更新公司內部的押記登記冊，刪除或標註該押記為已解除。

香港Charges Register（公司註冊處押記登記冊）

公司註冊處備存一份公開的押記登記冊，記錄所有已登記押記的詳情。公眾可透過公司註冊處的查冊服務查閱該登記冊，包括：

• 押記登記編號
• 押記設立日期
• 債權人名稱
• 擔保債務金額
• 押記文書類型

這份公開登記冊與公司內部的押記登記冊互為補充。公司秘書應確保兩者資料一致，避免因內部紀錄錯誤而引致法律風險。

押記登記備存要求

押記登記冊的備存地點受《公司條例》(第622章)規管。公司須將登記冊備存於以下其中一個地點：

• 公司的註冊辦事處
• 公司秘書或董事的香港地址
• 公司指定的其他香港地址（即訂明地點）

若登記冊並非備存於註冊辦事處，公司須提交Form NR2（登記冊及公司紀錄存放地點通知書），通知公司註冊處實際存放地址。該通知須在登記冊首次存放於該地址後的14天內提交。

登記冊須開放給公司成員及債權人查閱，查閱時間為每個營業日至少2小時。公司不得收取查閱費，但可收取合理的影印費用。

查閱與檢查

押記登記冊的查閱權限如下：

• 公司成員：有權免費查閱登記冊及索取副本。
• 債權人：有權查閱登記冊，但公司可要求支付合理費用。
• 公眾：可透過公司註冊處查冊服務查閱已登記押記的公開紀錄。

公司秘書應確保登記冊在查閱時間內可供查閱，否則可能觸犯《公司條例》(第622章)的罰則條文。

違規後果

未能備存押記登記冊或未按時向公司註冊處存檔押記詳情，可能導致以下後果：

• 押記對清盤人及其他債權人無效
• 公司及其每名責任人（包括董事及公司秘書）可被罰款
• 公司註冊處可發出催辦通知，要求補交文件

公司秘書應定期審核押記登記冊的完整性，並確保所有押記變動（設立、修改、解除）均已按時存檔。

實務建議

• 使用公司註冊處的e-Services portal提交Form NM1、Form NM2及Form NR2，以節省時間及確保文件即時送達。
• 在押記設立後立即準備存檔文件，避免錯過1個月的法定時限。
• 定期核對公司內部押記登記冊與公司註冊處的公開紀錄，確保兩者一致。
• 保留所有押記文書及登記證明書的正本或核證副本，以備查閱。

如需進一步資料，請參閱公司註冊處網站的押記登記指南。