香港公司法定登記冊的存放地點及通知要求

香港公司法定登記冊存放地點及表格NR2

根據《公司條例》(第622章)，香港公司必須備存若干法定登記冊，並存放於指定地點。選擇正確的香港法定登記冊存放地點是每個公司秘書的基本責任。本文說明哪些登記冊必須備存、默認存放地點為何，以及如何透過表格NR2通知公司註冊處更改存放地點。

法定登記冊類別

每間香港公司必須備存以下法定登記冊：

• 股東名冊 , , 記錄所有股東姓名或名稱、地址及持股詳情。
• 董事名冊 , , 記錄所有董事姓名、地址及任職資料。
• 公司秘書登記冊 , , 記錄公司秘書資料。
• 押記登記冊 , , 記錄公司設立的押記及相關詳情。
• 重要控制人登記冊 , , 自2018年3月1日起規定必須備存，記錄持有超過25%已發行股份或投票權的實益擁有人。

此外，公司須保存會議記錄及決議案記錄，以及會計紀錄（須保存至少七年）。

公司登記冊存放：默認地點

法定登記冊的默認存放地點為公司的註冊辦事處。公司註冊處將註冊辦事處地址記錄在公開登記冊中，公眾查閱時以此為準。

如果公司選擇將所有或部分法定登記冊存放於註冊辦事處以外的地點，該地點必須位於香港境內，並且公司必須向公司註冊處提交表格NR2通知，申報該指定存放地點。

指定存放地點：合法性與限制

選擇指定存放地點時須注意：

1. 必須位於香港境內 , , 任何法定登記冊不得存放在香港境外。
2. 必須通知公司註冊處 , , 未提交NR2表格而將登記冊存放於註冊辦事處以外，即屬違規。
3. 方便查閱 , , 指定地點須讓公眾（對某些登記冊而言）或有關人士能夠查閱。

表格NR2通知：何時及如何提交

表格NR2（《公司條例》(第622章)下的指明表格）用於通知公司註冊處法定登記冊及公司紀錄的存放地點。

表格NR2通知適用的情況

• 公司決定將法定登記冊存放於註冊辦事處以外的地址。
• 公司更改已指定的存放地點。
• 公司將其法定登記冊從指定地點遷回註冊辦事處（此時無需提交NR2，因為註冊辦事處為默認地點）。

表格NR2通知的填寫重點

• 明確列出存放地點的完整地址（必須為香港地址）。
• 指明該地點存放的是哪些登記冊（例如：股東名冊、董事名冊等）。
• 由公司秘書或董事簽署。

法定記錄保存：實務考慮

保存法定登記冊時應注意以下要點：

• 公眾查閱權：股東名冊及董事名冊在某些情況下可被公眾查閱。如果存放地點與註冊辦事處不同，公眾須前往該指定地點查閱。
• 重要控制人登記冊：該登記冊不開放公眾查閱，但執法機構有權查閱。公司必須指定一名代表協助執法機構。
• 保存期限：會計紀錄須保存最少七年；其他法定登記冊則在記錄相關人員或事宜存續期間持續保存。

法定登記冊存放地點與公司秘書的責任

公司秘書負責確保法定登記冊按規定備存及存放。如存放地點有任何變更，公司秘書須及時提交表格NR2通知，避免違反《公司條例》(第622章)的規定。

常見問題

問：如果公司秘書與法定登記冊都不在註冊辦事處，是否需要提交NR2？

是。只要法定登記冊存放於註冊辦事處以外的任何香港地址，就必須提交NR2通知公司註冊處。

問：NR2表格是否收費？

提交NR2表格無需繳付費用，但必須在存放地點設立後盡快提交。

問：指定存放地點可以是公司秘書的辦公地址嗎？

可以。只要該地址在香港境內，並在NR2表格中正確申報即可。

總結要點

• 香港公司必須備存股東名冊、董事名冊、公司秘書登記冊、押記登記冊及重要控制人登記冊。
• 默認存放地點為註冊辦事處。
• 如選擇其他香港地址存放，必須以表格NR2通知向公司註冊處申報。
• 未申報指定存放地點即屬違規，可能影響公眾查閱權及公司合規狀況。

如需提交NR2表格，請親身前往公司註冊處提交紙本表格。