NR2 表格登記冊及紀錄存放地點通知書

NR2 表格：登記冊及紀錄存放地點通知書

根據《公司條例》（第622章），每間香港公司必須備存若干法定登記冊及公司紀錄。這些紀錄一般應存放於公司的註冊辦事處。若公司選擇將紀錄存放於註冊辦事處以外的地點，便須向公司註冊處提交 NR2 表格，即登記冊及紀錄存放地點通知書，以通知處方有關存放地點的變更。

登記冊存放地點

NR2 表格的核心用途是通知公司註冊處，公司的法定登記冊及紀錄並非存放於註冊辦事處，而是存放於另一個「訂明地點」（prescribed place）。該訂明地點必須位於香港境內。常見的存放地點包括公司的會計師樓、公司秘書服務提供者的辦公室，或公司自設的其他辦公地址。提交 NR2 表格後，公眾可透過公司查冊查閱該存放地址。

公司紀錄存放地點

NR2 表格涵蓋的紀錄範圍廣泛，包括以下各項法定登記冊及文件：

• 成員登記冊（register of members）
• 董事登記冊（register of directors）
• 公司秘書登記冊
• 押記登記冊（register of charges）
• 重要控制人登記冊（significant controllers register）
• 會議紀錄及決議書
• 會計紀錄（accounting records）

公司可選擇將全部或部分上述紀錄存放於同一訂明地點，並在 NR2 表格中清楚指明。

NR2 填寫

填寫 NR2 表格時，公司須提供以下資料：

1. 公司名稱及公司編號
2. 存放紀錄的地址（必須為香港境內的實際地址，不得使用郵政信箱）
3. 所存放的紀錄類別（可選擇全部紀錄或指明特定登記冊）
4. 簽署人資料（通常由董事或公司秘書簽署）

表格須以中文或英文填寫。若公司同時備存中英文名稱，應以公司註冊證書上的名稱為準。

公司註冊處 NR2

NR2 表格須提交至公司註冊處。提交方式有兩種：

• 電子提交：透過公司註冊處的 e-Services 網上服務平台（e-Services portal）提交。電子提交需使用有效的數碼簽署證書（如「智方便」或認可的電子證書）。
• 紙本提交：將已填妥及簽署的 NR2 表格，連同所需的費用（如有），親身遞交或郵寄至公司註冊處的辦事處。

提交後，公司註冊處會更新公司的公開紀錄。若存放地點其後再有變更，公司須再次提交新的 NR2 表格。

非註冊辦事處存放

選擇將紀錄存放於非註冊辦事處的公司，必須確保該地點符合以下條件：

• 位於香港境內
• 在辦公時間內可讓獲授權人士查閱
• 公司能隨時存取該等紀錄

若公司其後將紀錄遷回註冊辦事處，則無須提交 NR2 表格，但應確保註冊辦事處的地址在紀錄中為最新。若公司同時更改註冊辦事處地址，則須提交 NR1 表格（更改註冊辦事處地址通知書），而非 NR2 表格。

重要控制人登記冊的特別規定

自2018年3月1日起，所有香港公司均須備存重要控制人登記冊。該登記冊必須存放於公司的註冊辦事處或香港境內的另一訂明地點。若公司選擇將重要控制人登記冊存放於非註冊辦事處，則必須透過 NR2 表格通知公司註冊處。該登記冊不對公眾開放查閱，但執法機構可要求查閱。

提交時限及罰則

公司須在存放地點變更後的合理時間內提交 NR2 表格。雖然《公司條例》（第622章）未有明確規定提交 NR2 的具體時限，但公司應盡快提交，以確保公開紀錄準確。若公司未有備存或更新登記冊存放地點的紀錄，可能被視為違反法定責任，公司及其每名責任人（如董事）可被罰款。

常見問題

問：NR2 表格是否需要繳費？ 答：提交 NR2 表格本身一般無須繳付費用，但公司應查閱公司註冊處的最新收費表以作確認。

問：若公司秘書服務公司更改地址，應如何處理？ 答：公司須提交新的 NR2 表格，通知公司註冊處紀錄的新存放地址。

問：NR2 表格與 NR1 表格有何分別？ 答：NR1 表格用於通知註冊辦事處地址的變更；NR2 表格則用於通知法定登記冊及紀錄的存放地點（該地點可能與註冊辦事處不同）。兩者不可混淆。

參考資料

• 公司註冊處指定表格索引：https://www.cr.gov.hk/tc/forms/specified.htm
• 公司註冊處 e-Services 平台：https://www.eregistry.gov.hk/
• 《公司條例》（第622章）