香港公司文件核證副本、公證及加簽服務

香港公司核證副本公證及加簽服務指南

在香港處理公司文件時，經常需要將文件複本核證為真實副本（certified true copy）。這份指南解釋香港核證副本的定義、誰可以核證、以及何時需要公證或加簽，特別是為海外用途或銀行開戶。

甚麼是核證副本？

核證副本是一份文件複本，經由獲授權人士核對原件後，在複本上簽署並蓋章，確認該複本與原件一致。核證副本本身並非正本，但因其核證程序，在法律及商業用途上被視為可信的文件。

誰可以核證公司文件的真實副本？

在香港，以下人士通常獲接納為公司文件進行核證：

• 公司秘書：公司秘書是法定職位，熟悉公司文件，其核證在本地用途（如銀行開戶）普遍獲接納。
• 核數師：執業會計師（核數師）的核證具有較高公信力，尤其用於財務相關文件。
• 律師：律師的核證廣泛用於法律程序及海外用途。
• 公證人：公證人（Notary Public）是經香港高等法院委任的律師，其核證具有最高級別的公信力，通常為海外使用而設。

公司文件公證

「公司文件公證」是指由公證人對公司文件進行核證，並出具公證書。公證人的核證不僅確認副本與原件一致，還確認簽署人的身份及簽署的真實性。公證常用於以下情況：

• 文件需要在香港以外地區使用
• 涉及國際訴訟或仲裁
• 海外政府機構或法院要求

核證真實副本的程序

核證真實副本的程序一般如下：

1. 出示文件原件予核證人士
2. 核證人士比對原件與複本
3. 核證人士在複本上簽署、蓋章，並註明日期
4. 核證人士通常會寫上「Certified True Copy」字樣

核證人士會保留核證記錄，以備日後查核。

文件加簽服務

「文件加簽服務」是指文件經公證人核證後，再送往香港高等法院或相關政府部門進行加簽（Apostille或Legalisation）。加簽是確認公證人簽署及印章真實性的程序。香港自1965年起實施《海牙公約》，因此香港發出的公證文件可透過加簽（Apostille）在其他締約國使用。若文件需在非締約國使用，則可能需要經過領事館或大使館的認證程序。

銀行開戶文件

銀行開戶是常見需要核證副本的情況。香港銀行通常要求以下文件提供核證副本：

• 公司註冊證書（Certificate of Incorporation）
• 商業登記證（Business Registration Certificate）
• 章程（Articles of Association）
• 董事名冊（Register of Directors）
• 股東名冊（Register of Members）
• 會議紀錄（Minutes of Meeting），例如董事會決議授權開戶
• 董事及授權簽署人的身份證明文件

銀行對核證人士的要求各有不同，部分銀行只接受律師或核數師的核證，部分則接受公司秘書的核證。開戶前應向目標銀行確認其具體要求。

核證、公證與加簽的分別

海外使用的特別考慮

若公司文件需在海外使用，通常需要經過以下步驟：

1. 由公證人核證文件副本
2. 將公證文件送往香港高等法院加簽（Apostille）
3. 若文件需在非《海牙公約》締約國使用，則需送往該國駐香港領事館或大使館認證

常見問題

問：公司秘書可以核證所有公司文件嗎？

公司秘書可以核證大部分公司文件，但部分機構（如海外法院）可能只接受律師或公證人的核證。建議先確認接收機構的要求。

問：核證副本的有效期有多長？

核證副本沒有法定有效期，但接收機構通常要求文件在三個月至六個月內發出。銀行開戶文件尤其注重時效性。

問：可以自行核證自己的文件嗎？

不可以。核證必須由獨立第三方進行，以確保文件的真實性及可信度。

總結

核證副本、公證及加簽是處理公司文件時不可或缺的程序。了解三者的分別及適用情況，有助確保文件在本地及海外用途中順利獲接納。建議在需要核證文件時，先諮詢公司秘書、核數師或律師，以選擇最合適的服務。