香港法定記錄更新頻率

香港法定記錄更新頻率

香港公司必須按照《公司條例》（第622章）備存及更新各項法定記錄。不同記錄的更新時限與通知要求各不相同。掌握這些時間表，是避免因延誤申報而招致罰款或法律責任的關鍵。

董事資料變更通知

董事變更，包括委任或停任，或其個人資料（姓名、住址、身份證號碼）有改動，公司必須在15天內向公司註冊處提交指明表格。

• 委任或停任董事：提交表格 ND2A。
• 更改董事詳情：提交表格 ND2B。
• 董事辭任：提交表格 ND4。

表格必須連同訂明費用一併遞交。公司註冊處不接受電郵或傳真提交，必須透過其電子服務網站或親身/郵寄方式遞交紙本。

公司秘書變更

公司秘書的變更同樣須在15天內通知公司註冊處。申報程序與董事變更一致：委任或停任用表格 ND2A，詳情變更用 ND2B，辭任用 ND4。

《公司條例》（第622章）規定，每間公司必須有一名公司秘書。若公司只有一名董事，該董事不得兼任公司秘書。公司秘書必須是通常居於香港的自然人，或在香港設有註冊辦事處或營業地點的法人團體。

股東名冊更新

股東名冊的更新要求與董事及秘書不同。股東名冊是公司內部記錄，公司須在股東資料發生變更（例如股份轉讓、股東姓名或地址更改）後，立即在名冊內作出記錄。

更新股東名冊無須向公司註冊處提交特定表格，但公司必須確保名冊內容準確及最新。若股東名冊備存於註冊辦事處以外的地點，公司須用表格 NR2 通知公司註冊處。

重要控制人登記冊

自2018年3月1日起，所有香港公司均須備存重要控制人登記冊。登記冊須載有公司重要控制人（通常持有已發行股份或投票權超過25%的人士）的詳細資料。

重要控制人資料若有變，公司須在知悉變更後的7天內更新登記冊。公司亦須指定一名代表，協助執法機構查閱該登記冊。登記冊須備存在公司的註冊辦事處或香港境內的某個訂明地點，但公眾無權查閱。

會計記錄保存期限

《公司條例》（第622章）規定，公司必須備存足夠的會計記錄，以真實公平地反映公司事務狀況及解釋其交易。這些記錄必須保存至少7年。

保存期限由交易完成或公司業務終結當日起計。未能保存會計記錄的公司，其每名負責人可被罰款最高HK$300,000。

周年申報表

公司須每年向公司註冊處提交周年申報表（表格 NAR1）。提交期限為公司成立或重新註冊的周年日後42天內。準時提交的註冊費為HK$105（私營公司）。逾期提交費用會大幅增加：

已宣佈為休眠狀態的私營公司無須提交周年申報表，但若在42天期限後才作出休眠聲明，則仍須提交該年度的申報表。

其他記錄的更新

• 註冊辦事處地址變更：須在變更後15天內，使用表格 NR1 通知公司註冊處。
• 公司名稱變更：須在特別決議通過後15天內，提交表格 NNC2 及相關費用。
• 股份配發：須在配發後15天內，提交表格 NSC1。

商業登記證

商業登記證由稅務局根據《商業登記條例》（第310章）發出，而非公司註冊處。商業登記證有效期為1年或3年，持證人須在有效期屆滿前1個月內續期。