ND2B 董事或公司秘書資料變更的通知

ND2B 董事秘書資料變更通知書的用途

ND2B表格（董事秘書資料變更通知書）是用於向公司註冊處申報現任董事或公司秘書個人資料變更的指定表格。當一名已登記的董事或公司秘書的通訊地址、身分證號碼或其他登記資料發生變化時，公司必須提交ND2B以更新公司登記冊上的記錄。這份表格與《公司條例》（第622章）所規定的備存責任直接相關，公司須確保公開登記冊上的資料時刻準確。

更改董事秘書資料的適用情況

哪些資料變更需要提交ND2B？具體包括：

• 通訊地址變更：董事或公司秘書的個人通訊地址更改，不論是本地地址還是海外地址。請注意，此地址必須為可送達法律文件的實際地址，郵政信箱號碼不獲接納。
• 身分證號碼變更：如因補領身分證或更改姓名而導致號碼更新，必須申報。
• 姓名變更：董事或公司秘書因結婚、離婚或法定改名而更改姓名。
• 其他登記資料變更：任何在法律上構成「董事或秘書個人資料」的項目，只要與公司註冊處登記的內容不一致，均應以ND2B申報。這些項目包括但不限於護照號碼（如董事或秘書並非香港居民）及出任日期（如早前申報有誤）。

注意：ND2B僅用於更新現任董事或秘書的資料，不適用於委任新董事或秘書（應使用ND2A），也不適用於辭任（應使用ND4）。若同時有多項變更，例如同一人更改姓名及地址，可在一份ND2B上申報，無須分開提交。

公司註冊處ND2B的提交方法

提交ND2B可選擇以下渠道：

1. 電子提交：透過公司註冊處的e-Services入口網站（https://www.eregistry.gov.hk/）以電子方式遞交。使用電子服務需要先開立帳戶並取得數碼證書。數碼證書可向認可核證機關（如香港郵政）申請。
2. 紙本提交：下載指定表格ND2B，填妥後連同所需費用親身或郵寄至公司註冊處。地址為金鐘道66號金鐘道政府合署14樓。

提交時須注意： - 表格必須由董事、公司秘書或獲授權人士簽署。如公司有多於一名董事，表格可由任何一名董事簽署，除非章程細則另有規定。 - 如以紙本提交，一般須連同費用一併繳交。費用金額請參閱公司註冊處現行收費表。費用可以支票支付，抬頭寫「公司註冊處處長」。 - 電子提交的處理時間通常較紙本為短，且可即時獲發收據確認。紙本提交的處理時間約為4個工作天。 - 提交後，公司註冊處會在登記冊上更新資料，並發出確認通知。如資料有誤或被拒，處方會通知公司補正。

聯絡資料變更的申報時限

ND2B並無法定提交期限, , 嚴格來說，公司條例要求公司「在合理時間內」更新登記冊。但實務上，當局期望公司在得悉變更後盡快申報，最好在14天內完成。拖延申報可能導致以下問題：

• 公司登記冊資料不準確，違反《公司條例》（第622章）第662條對備存登記冊的規定。該條款要求公司在發生變更後，須在合理切實可行範圍內盡快更新登記冊。
• 影響第三方查冊：公司註冊處的公開紀錄若包含過時資料，可能影響與銀行、客戶或商業夥伴的交易。銀行進行盡職審查時，通常會核對董事及秘書的最新資料，過時紀錄可能延誤開戶或貸款審批。
• 罰款風險：持續違反備存責任可被檢控，最高罰款HK$10,000，以及每日罰款HK$700。此外，每項未及時更新的資料可被視為獨立違規，罰款可累計計算。
• 影響公司秘書續期：部分服務提供者會參考公開記錄更新客戶資料，過時記錄可能導致續約通知無法送達。

如需查閱ND2B表格的最新版本及費用，請直接前往公司註冊處指定表格索引：https://www.cr.gov.hk/tc/forms/specified.htm。使用官方來源確保表格版本正確，因為表格會不時修訂。ND2B的版本編號會列於表格右下角，提交前請確認使用最新版本。