ND2A 公司秘書或董事變更通知書詳解

ND2A 公司秘書或董事變更通知書詳解

ND2A 公司秘書或董事變更通知書（Notice of Change of Company Secretary and Director (Appointment or Cessation)）是《公司條例》（第622章）指定的法定表格，用於向公司註冊處申報公司秘書或董事的委任或停任。根據條例規定，公司須在變更發生後的15天內提交此表格。延遲提交可能導致罰款，而正確填寫ND2A則是維持公司登記冊資料準確的基本合規責任。

ND2A 表格填寫

填寫ND2A表格時，必須使用公司註冊處官方網站提供的最新版本指定表格。表格分為兩部分：第一部分記錄變更的基本詳情，第二部分填寫新任或離任者的個人資料。

關鍵填寫項目包括： - 公司名稱及公司編號 - 變更性質：委任（Appointment）或停任（Cessation） - 涉及職位：公司秘書（Company Secretary）或董事（Director） - 變更生效日期 - 新任者的全名、住址或註冊地址（如屬法人秘書） - 離任者的全名及最後已知地址

公司秘書如屬自然人，須提供其通常居於香港的地址；如屬法人團體，則須提供其在香港的註冊辦事處或營業地點地址。董事的住址須為實際居住地址，不可使用郵政信箱。

董事秘書變更申報時限

申報時限是ND2A合規的核心要求。根據《公司條例》（第622章）第662條，公司須在委任或停任發生後的15天內，將變更通知送達公司註冊處。15天包括星期日及公眾假期，以變更生效日期為第一天起計。

例如，董事於2026年3月1日辭職，公司須在2026年3月16日或之前提交ND2A。逾期提交屬違反條例，公司及每名責任人可被處罰款。實務上，公司應在變動發生後立即準備表格，避免累積延誤。

公司註冊處 ND2A 提交渠道

公司註冊處接受電子及紙本兩種方式提交ND2A。

• 電子提交：透過公司註冊處的e-Services 網上查冊中心（https://www.eregistry.gov.hk/）提交。電子表格已內置驗證邏輯，減少填寫錯誤。提交後即時獲發收據，生效日期以電子系統紀錄為準。
• 紙本提交：下載並列印ND2A表格，以黑色墨水填寫，簽署後親身或郵寄至公司註冊處金鐘道66號金鐘道政府合署14樓。郵寄以公司註冊處實際收到日期為準，風險由提交人承擔。

無論選擇哪種渠道，提交後公司註冊處會更新公司的公開登記冊，包括董事及公司秘書名冊。公眾可查閱這些資料。

委任或停任通知書的適用情況

ND2A表格僅適用於以下兩種情況： 1. 委任（Appointment）：新委任公司秘書或董事，不論該職位是否由公司內部晉升或外部聘任。 2. 停任（Cessation）：現任公司秘書或董事離職，包括辭職、被罷免或任期屆滿。

請注意，ND2A不適用於以下變更，這些情況應使用其他指定表格： - 更改現任董事或秘書的個人資料（如住址或姓名）：使用ND2B表格 - 董事或秘書辭職：使用ND4表格（辭職通知書） - 提名或停任備任董事：使用ND5表格

若公司同時發生委任及停任（如替換董事），則只需提交一份ND2A，在表格中分別列出委任及停任的詳情，無需分開填寫兩份。

委任與停任的法定效力

提交ND2A不僅是形式要求，它具有法律後果： - 委任經登記後，新任董事或秘書對外具有法定權力；未登記的委任不影響其對公司及第三方的效力，但公司須承擔未申報的合規風險。 - 停任經登記後，離任者不再對公司負有法定責任；若公司未及時申報，離任者的名字仍可能出現在公司查冊上，引致不必要的事務處理。

保存副本及登記冊更新

提交ND2A後，公司應保留一份經公司註冊處蓋章或電子認證的副本，與公司法定登記冊一併保存。根據《公司條例》（第622章）第353條，公司須備存公司秘書及董事登記冊，記錄所有委任及停任的詳情。ND2A的提交副本即為登記冊的支援文件。

此外，公司須確保其《重要控制人登記冊》的資料與董事及秘書登記冊一致。若董事變更影響重要控制人的識別（例如持股超過25%的股東同時出任董事），公司應同時更新相關紀錄。

總結

ND2A 公司秘書或董事變更通知書是香港公司日常合規的核心工具。及時、準確地提交此表格，可確保公司登記冊資料與實際情況一致，避免因逾期或錯誤申報而承擔法律責任。建議公司秘書或負責合規的人員將ND2A提交納入內部流程，設定變動後立即處理的機制。如需查閱最新表格版本及提交指引，請直接瀏覽公司註冊處指定表格索引：https://www.cr.gov.hk/tc/forms/specified.htm。