ND5 備任董事變更通知書的委任與停任

ND5 備任董事變更通知書：委任與停任申報指南

ND5 備任董事變更通知書（Notice of Change of Reserve Director (Nomination or Cessation)）是向公司註冊處申報備任董事委任或停任的指定表格。《公司條例》（第622章）規定，備任董事的變動必須透過此表格通知公司註冊處，以確保公司登記冊上的資料準確反映現狀。

什麼是備任董事？

備任董事（又稱替補董事）是公司章程細則授權下，獲委任以備在個別董事因故無法履行職務時，暫時或永久替代該董事履行職責的人士。其委任和停任同樣屬法定申報事項。

公司註冊處要求公司就備任董事的委任或停任提交ND5表格，這與常規董事的變更申報（使用ND2A表格）是分開的獨立責任。

備任董事委任

備任董事委任通常由公司董事會決議通過。委任生效後，公司必須在指定期限內提交ND5表格。

提交ND5時，公司須填報以下資料： - 備任董事的全名、地址及身份證明文件號碼 - 委任生效日期 - 被替代的常規董事姓名 - 備任董事的簽署確認

委任備任董事的法定要求包括： - 備任董事必須為自然人 - 備任董事須同意接受委任 - 備任董事的資格要求與常規董事相同（如無破產紀錄、未被取消董事資格等）

ND5 表格用途

ND5 表格僅限於申報備任董事的變動，不適用於： - 常規董事的委任或停任（應使用ND2A） - 董事或備任董事的個人資料變更（應使用ND7） - 備任董事辭職（應使用ND8）

提交ND5時必須附上公司章程細則的相關條文副本，以證明公司有設立備任董事的權力。

備任董事停任

備任董事停任涉及以下情況： - 備任董事屆滿任期 - 備任董事辭職 - 備任董事因被替代的常規董事復職而終止職務 - 備任董事去世

申報備任董事停任時，ND5表格須載明： - 停任日期 - 停任原因（如適用） - 備任董事的簽署確認（除非因去世或喪失行為能力）

公司註冊處要求公司必須在備任董事變動發生當日後指定期限內提交ND5。逾期提交可能導致罰款。

公司註冊處 ND5 提交須知

公司註冊處 ND5 表格可透過以下渠道提交： - 電子提交：經公司註冊處 e-Services 網上提交，支援電子簽署 - 紙本提交：親身遞交或郵寄至公司註冊處

提交時須注意： - ND5為指定表格，必須使用公司註冊處最新版本的表格 - 電子提交無須繳付提交費用 - 紙本提交須確保表格內容清晰完整

公司註冊處建議公司備存所有ND5表格的副本，以配合日後的查核需要。

提交期限與法定要求

《公司條例》（第622章）規定，備任董事的委任或停任須在變動發生當日後特定期限內通知公司註冊處。具體期限以條例原文為準。

未能按時提交ND5的後果： - 公司及相關董事可能面臨罰款 - 公司登記冊上的資料將不準確 - 可能影響其他法定申報的進行

與其他備任董事表格的區别

備任董事相關的指定表格包括： - ND5：委任或停任通知書 - ND7：備任董事個人資料變更通知書 - ND8：備任董事辭職通知書

公司應根據實際變動類型選擇適用的表格，避免錯誤提交。

實務建議

為確保合規，建議公司： 1. 在董事會決議委任或終止備任董事時，同步準備ND5表格 2. 核實備任董事的資格及同意簽署 3. 使用公司註冊處 e-Services 電子提交以確保時效 4. 保留已提交表格的電子或紙本副本 5. 定期查閱公司註冊處的最新表格版本，確保使用正確版本

如有疑問，應諮詢專業公司秘書或法律顧問。公司註冊處官方網站提供最新的表格下載及提交指南。