ND8 備任董事辭任申報書的遞交

ND8 備任董事辭任申報書：何時使用及如何提交

ND8 備任董事辭任申報書是專為備任董事（reserve director）辭任而設的指定表格，與普通董事辭任使用的 ND4 表格有所不同。備任董事是根據公司組織章程細則委任，在特定情況下可暫代董事職務的人士。當備任董事辭去其職位時，公司須向公司註冊處提交 ND8 表格，以更新公司登記冊上的記錄。

ND8 表格與 ND4 表格的分別

這是許多公司秘書經常提出的問題：備任董事辭任時，應使用 ND8 表格還是 ND4 表格進行申報？答案清晰明確, , ND8 表格是專為備任董事辭任而設，而 ND4 表格則用於申報普通董事及公司秘書的辭任。兩者不可互換使用。

ND8 表格的名稱為「Notice of Resignation of Reserve Director」（備任董事辭任申報書），而 ND4 表格則為「Notice of Resignation of Company Secretary and Director」（公司秘書及董事辭任通知書）。使用錯誤的表格可能導致公司註冊處拒絕接納有關申報，延誤記錄更新。

備任董事辭任

備任董事的辭任程序與普通董事辭任大致相同。辭任人應向公司發出書面辭任信，清楚表明辭任日期。公司收到辭任信後，須在合理時間內向公司註冊處提交 ND8 表格，申報備任董事的停任事宜。

根據《公司條例》（第622章），備任董事的辭任生效日期一般為辭任信上列明的日期。如辭任信未註明生效日期，則辭任在送達公司時生效。公司應在辭任生效後盡快提交 ND8 表格，避免公司登記冊上的資料過時。

公司註冊處 ND8 提交方法

電子提交

公司可透過公司註冊處的 e-Services 網上服務平台以電子方式提交 ND8 表格。這是最快捷的提交方式，提交後系統會即時發出確認通知。電子提交需要先在 e-Services 平台註冊帳戶。

紙本提交

公司亦可選擇以紙本形式提交 ND8 表格。紙本表格須填妥後親身遞交或郵寄至公司註冊處。紙本提交的處理時間較電子提交長，建議預留足夠時間。

無論採用哪種提交方式，表格上的資料必須準確無誤，包括備任董事的全名、辭任生效日期及公司名稱等。

ND8 表格填寫要點

填寫 ND8 表格時應注意以下事項：

• 公司名稱及公司編號：必須與公司註冊證明書上的資料一致
• 備任董事姓名：須與身分證明文件上的姓名相同
• 辭任生效日期：以辭任信上列明的日期為準
• 簽署：表格須由備任董事本人或獲授權人士簽署

如表格資料填寫有誤，公司註冊處可能要求重新提交，導致記錄更新延誤。

備任董事停任通知

提交 ND8 表格後，公司應確保內部記錄亦已更新。這包括：

• 更新公司的備任董事登記冊
• 通知公司秘書及相關董事
• 如備任董事同時是重要控制人，須更新重要控制人登記冊

值得注意的是，備任董事辭任與普通董事辭任一樣，公司無須在提交 ND8 表格的同時提交其他表格。但如備任董事辭任後導致公司未能符合法定要求（例如公司須至少有一名董事），公司應盡快填補空缺。

常見問題

問：備任董事辭任後，公司是否須通知稅務局？

答：不需要。備任董事辭任只須向公司註冊處申報，無須通知稅務局。稅務局關注的是實質董事而非備任董事。

問：如備任董事辭任時同時是普通董事，應使用哪份表格？

答：如該人士同時擔任普通董事及備任董事，辭任普通董事職位時應使用 ND4 表格，辭任備任董事職位時則使用 ND8 表格。如兩種職位同時辭任，應分別提交兩份表格。

問：備任董事辭任後，公司可否撤銷辭任？

答：一般情況下，辭任一經生效即不可撤銷。如該人士希望繼續擔任備任董事，須由公司重新委任。

相關指定表格

公司註冊處就董事及備任董事事宜設有多份指定表格：

• ND2A：公司秘書及董事（委任或停任）通知書
• ND2B：公司秘書及董事詳情變更通知書
• ND4：公司秘書及董事辭任通知書
• ND5：備任董事（提名或停任）通知書
• ND7：備任董事詳情變更通知書
• ND8：備任董事辭任申報書

各表格的詳細說明及最新版本可於公司註冊處的指定表格索引查閱：https://www.cr.gov.hk/tc/forms/specified.htm

提交期限

《公司條例》（第622章）並未就提交 ND8 表格設定明確的法定期限，但公司應在辭任生效後盡快提交，以確保公司登記冊上的資料準確無誤。公司登記冊上的資料必須保持最新，否則可能影響公眾查冊的準確性，亦可能導致公司日後提交其他文件時出現問題。