香港公司秘書的法定資格與人選要求

說明香港公司秘書的法定資格要求，包括自然人與法人團體的具體條件及限制。

Updated 23 September 2026

香港公司秘書資格：法定人選規定全面解讀

根據《公司條例》（第622章），每間在香港註冊成立的公司均須委任至少一名公司秘書。公司秘書是公司法定架構中的重要職位，負責確保公司遵守各項法規要求，包括提交周年申報表、備存法定登記冊及處理公司文件。以下詳細說明香港公司秘書資格的具體法定要求。

《公司條例》（第622章）對公司秘書的資格要求按委任對象的性質作出區分：

自然人, , 若公司秘書為個人，該人必須通常居住於香港。這項要求確保公司秘書能夠在香港境內履行職責，包括接收法律文件、處理公司註冊處及稅務局的通訊。「通常居住」並非指必須為香港永久居民，但該人須在香港有慣常住所，並且能夠合理地隨時聯絡。

法人團體, , 若公司秘書為法人團體（例如一間秘書服務公司），則該法人團體須在香港設有註冊辦事處或營業地點。這項規定確保法人秘書在香港有實際存在，能夠承擔法定責任。實務上，不少公司會委任專業秘書公司擔任公司秘書，由該公司指派具備經驗的職員處理日常秘書事務。

《公司條例》對公司秘書的專業資格並無劃一的強制要求，但對於上市公司及公眾公司，則有較高的準則。對於私人公司，只要符合上述自然人或法人團體的條件，即可被委任。

然而，以下人士不得擔任公司秘書： - 破產人士（未獲解除破產令者） - 被法庭取消擔任董事或公司秘書資格的人士 - 根據《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第615章）被禁止擔任相關職位的人士

此外，若公司秘書由公司內部人員兼任，該人員須注意其本身是否具備足夠時間及專業知識履行秘書職責。許多公司選擇外聘持有 TCSP 牌照（信託或公司服務提供者牌照）的專業公司處理秘書工作，以確保符合合規要求。

在選擇公司秘書人選時，公司應考慮以下因素：

對香港法規的熟悉程度, , 公司秘書須處理周年申報表（NAR1）、董事及秘書變更通知（ND2A、ND2B、ND4）等法定文件，熟悉《公司條例》（第622章）及商業登記條例（第310章）的要求至關重要。
聯絡及回應能力, , 公司秘書須與公司註冊處、稅務局及破產管理署等政府機構保持溝通，並及時處理各類查詢及申報。因此，人選須具備良好的溝通能力。
服務穩定性, , 若委任個人為秘書，須考慮該人可能離職或長期不在香港的情況。若選用法人群體（秘書公司），則可降低因人員變動而導致的風險。
保密責任, , 公司秘書可接觸公司的重要文件及股東資料，人選須具備高度的專業操守及保密意識。

《公司條例》（第622章）對獨任董事兼任公司秘書設有明確限制：

若公司只有一名董事，該董事不得同時兼任公司的唯一公司秘書。

這項規定的立法原意是確保制衡機制, , 公司秘書負責的合規職能（例如備存會議記錄、確認文件簽署等）需要獨立於董事的營運職能。若同一人身兼兩職，可能出現利益衝突或缺乏獨立監督的情況。

實務上的應對方法： - 公司可委任另一名人士（例如另一位股東、員工或外部秘書公司）擔任公司秘書 - 公司可委任一名法人團體（秘書公司）擔任公司秘書，同時由該公司的職員實際執行秘書工作 - 若公司只有一名董事，該董事仍可被委任為公司秘書，但前提是公司同時有另一名公司秘書（即該董事不是唯一的秘書）

值得注意的是，「獨董事秘書限制」並不適用於公司只有一名董事但有多於一名秘書的情況。若公司只有一名董事，但秘書名單上包括該董事及另一名秘書（即使是同一秘書公司），則符合規定。

自2018年3月1日起，在香港經營信託或公司服務業務的人士須持有由公司註冊處處長發出的 TCSP 牌照（信託或公司服務提供者牌照），除非獲得豁免。該牌照每三年續期一次，持牌人須遵守客戶盡職審查及備存紀錄的規定。

若公司委任外界的秘書服務公司，建議查閱公司註冊處的公開持牌人登記冊，確認該公司持有有效的 TCSP 牌照。無牌經營屬違法，最高可處罰款 HK$100,000 及監禁六個月。

當公司需要更換公司秘書時，須按照《公司條例》（第622章）的規定提交相關表格： - ND2A：通知秘書的委任或停任 - ND2B：通知秘書資料的變更（例如聯絡地址變更） - ND4：秘書辭任通知

上述表格須在變更發生後的15天內提交至公司註冊處。逾期提交可能須繳付較高的註冊費用。公司亦應同時更新公司的法定登記冊，包括秘書登記冊及重要控制人登記冊（如有需要）。

根據《公司條例》（第622章），公司須備存重要控制人登記冊，紀錄持有超過25%已發行股份或投票權的重要控制人資料。公司秘書通常負責維護此登記冊，並須指定一名代表協助執法機構查閱。此登記冊須存放於公司的註冊辦事處或香港境內的指定地點，但不對公眾開放查閱。

公司秘書須確保登記冊的資料準確及最新，並在收到相關變更通知後及時更新。疏忽處理此登記冊可能導致公司及負責人面臨罰款。

如對委任公司秘書有疑問，建議諮詢專業秘書服務公司或法律顧問，以確保符合《公司條例》（第622章）的規定。公司註冊處的官方網站（https://www.cr.gov.hk）亦提供詳細指引及表格下載。

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