香港公司更改名稱的程序與費用

香港公司更改名稱的程序與費用

更改公司名稱是香港公司常見的企業行動，可能反映品牌重塑、業務轉型或集團重組。整個過程涉及公司內部決議、向公司註冊處提交指定表格、繳付法定費用，以及後續更新商業登記證。以下逐步說明香港公司改名程序，涵蓋從通過特別決議到取得新公司註冊證明書的每個步驟。

香港公司改名程序：第一步, , 通過特別決議

更改公司名稱必須先由公司股東通過特別決議。根據《公司條例》(第622章)第107條，特別決議需要不少於75%的投票股東同意。決議內容應明確寫出新名稱，並授權董事執行後續步驟。

公司應查閱其組織章程細則（articles of association），確認章程沒有對改名施加額外限制（例如要求特定比例的股東同意或董事會事先批准）。如果章程有特別規定，必須先滿足這些條件才能推進。

特別決議可以透過書面決議（written resolution）方式通過，無須召開股東大會，這對私人公司尤其方便。決議通過後，公司應保存一份記錄，作為日後提交文件的依據。

公司改名費用

公司改名費用包括兩部分：向公司註冊處繳付的註冊費，以及向稅務局繳付的商業登記證更新費。

向公司註冊處提交更改名稱申請時，須繳付HK$295的註冊費。這筆費用涵蓋公司註冊處審查申請及發出新公司註冊證明書的行政成本。如果申請被拒絕（例如名稱與現有公司過於相似），註冊費一般不會退還。

商業登記證更新方面，稅務局會就更改名稱後的商業登記證收取HK$295的費用（如選擇1年期證書）。如果公司選擇3年期證書，費用為HK$3,950。這些費用是根據《商業登記條例》(第310章)訂明的。

此外，公司可能需要支付公司秘書或專業服務供應商的服務費，這部分費用由市場決定，不在法定收費範圍內。

更改公司名稱表格：NNC2

提交更改公司名稱申請的核心文件是表格NNC2（Notice of Change of Company Name）。這份表格必須由公司董事或公司秘書簽署，並連同以下文件一併遞交：

• 特別決議的核證真實副本（certified true copy）
• 如適用，公司註冊處要求的其他證明文件

表格NNC2可透過公司註冊處的電子服務網站（e-Services portal）以電子方式提交，或親身到金鐘道政府合署的收件處提交紙本。電子提交一般處理較快，約4個工作天內可完成；紙本提交則需約7個工作天。

提交前，公司應確保表格填寫正確，包括現有名稱、擬更改的新名稱（中文及英文，如適用），以及特別決議的通過日期。任何錯誤都可能導致申請延誤或被拒絕。

名稱審查

在提交NNC2之前，公司必須進行名稱審查（name approval），以確保擬使用的新名稱符合《公司條例》的規定，並且不會與現有公司名稱過於相似。

公司註冊處提供網上查冊系統（公司查冊），讓公眾免費查閱已註冊的公司名稱。公司應在提交申請前，先在系統中搜尋擬用名稱，確認沒有其他公司已使用相同或極相似的名稱。名稱審查的關鍵要求包括：

• 名稱不得與公司註冊處紀錄中的任何現有公司名稱相同或極相似
• 名稱不得構成刑事罪行或違反公眾利益
• 名稱不得包含受限制的字眼（例如「銀行」、「保險」、「信託」等），除非獲得相關監管機構的批准

如果名稱審查發現衝突，公司註冊處會拒絕申請，公司須重新選擇名稱並再次提交。因此，建議公司準備兩至三個備選名稱，以減少延誤。

商業登記證更新

公司註冊處批准改名後，會發出新的公司註冊證明書（Certificate of Incorporation on Change of Name）。這份文件證明公司名稱已正式更改。

下一步是更新商業登記證（Business Registration Certificate）。公司須在收到新公司註冊證明書後的1個月內，向稅務局商業登記署提交申請，更新商業登記證上的名稱。申請時須提交：

• 新公司註冊證明書的核證真實副本
• 填妥的商業登記申請表格（IRBR1）
• 相關費用（如上所述）

稅務局會發出新的商業登記證，其上載有公司的新名稱。公司應妥善保存這份證書，並在營業場所展示。

公司章程修改

更改公司名稱後，公司應檢討其組織章程細則（articles of association），確認章程中提及公司名稱的部分是否需要更新。雖然《公司條例》規定公司名稱更改後，章程自動反映新名稱，但實務上，公司應通過董事會決議，授權公司秘書更新章程的印刷版本，以確保內部文件與法定紀錄一致。

此外，公司應更新以下文件以反映新名稱：

• 公司印章（company seal），如公司使用印章
• 商業名片、信紙、發票及收據
• 銀行帳戶及保險單
• 與客戶及供應商的合約
• 公司網站及社交媒體帳戶

改名後的後續合規事項

公司名稱更改後，公司註冊處會自動更新公司紀錄，但公司仍須注意以下事項：

• 周年申報表（NAR1）：下次提交周年申報表時，應使用新名稱填寫。周年申報表須在成立為法團周年日後的42天內提交，按時提交的註冊費為HK$105。逾期提交會產生較高費用：超過42天但3個月內為HK$870，3至6個月內為HK$1,740，6至9個月內為HK$2,610，超過9個月為HK$3,480。
• 重要控制人登記冊（Significant Controllers Register）：登記冊上的公司名稱應更新，但無須向公司註冊處另行申報。
• 公司秘書及董事紀錄：如公司秘書或董事的個人資料因改名而變更，須提交ND2B表格通知公司註冊處。

常見問題

問：改名需要多長時間？ 答：從提交NNC2表格到收到新公司註冊證明書，一般需時4至7個工作天。更新商業登記證則需額外約2至3個星期。

問：改名後，原有的公司註冊編號會改變嗎？ 答：不會。公司註冊編號（CR number）是永久不變的，即使公司名稱更改，編號仍然保持相同。

問：公司可以同時更改中文及英文名稱嗎？ 答：可以。公司可以更改中文名稱、英文名稱，或兩者同時更改。只需在NNC2表格上清楚列明新名稱即可。

問：改名後，公司須要通知哪些政府部門？ 答：主要須通知公司註冊處（透過NNC2）及稅務局商業登記署（更新商業登記證）。其他政府部門如強積金受託人、知識產權署（如涉及商標）等，則視乎實際需要。

總結要點

更改香港公司名稱的程序相對直接，但必須嚴格遵循法定步驟：通過特別決議、進行名稱審查、提交NNC2表格及繳費、取得新公司註冊證明書，以及更新商業登記證。整個過程通常可在兩至三星期內完成。公司應委託公司秘書或專業服務供應商協助處理，以確保文件準確無誤，避免延誤。如需進一步查詢，可瀏覽公司註冊處網站（https://www.cr.gov.hk/tc/home/index.htm）或稅務局網站（https://www.ird.gov.hk/chi/tax/bus_br.htm）。