香港公司註冊辦事處地址變更手續

香港公司註冊辦事處地址變更手續

香港公司註冊辦事處地址變更是一項法定程序，公司必須在更改註冊地址後的15天內向公司註冊處提交指定表格。註冊辦事處是公司接收所有法定通訊和法律文件的地點，地址必須位於香港境內。未能按時通知公司註冊處可能導致罰款，甚至影響公司從公司註冊處收取重要文件的能力。

更改註冊地址表格：NR1表格

提交更改註冊地址的法定表格是 NR1表格（Notice of Change of Address of Registered Office）。這份表格屬於《公司條例》（第622章）下的指明表格，必須由公司董事或公司秘書簽署。

NR1表格要求填寫以下資料： - 公司名稱及公司編號 - 舊的註冊辦事處地址 - 新的註冊辦事處地址 - 變更生效日期 - 簽署人姓名及職位

提交NR1表格時無需繳付費用。表格可透過公司註冊處的 e-Services portal（www.eregistry.gov.hk）以電子方式提交，或以紙本形式遞交。電子提交通常更快獲得確認，並可即時更新公司註冊處的紀錄。

公司註冊處通知：15天法定時限

《公司條例》（第622章）第662條規定，公司必須在註冊辦事處地址變更後的 15天內 向公司註冊處提交NR1表格。這個時限由變更生效當日起計算，而非由公司決定通知的日期。

逾期提交NR1表格可能導致： - 公司註冊處發出警告信 - 公司被列入違規紀錄 - 影響公司日後提交其他文件的信用評級 - 在極端情況下，可能導致公司被剔除註冊（struck off）

公司秘書應在日曆上標記變更日期，並確保在15天內完成提交。如果公司使用服務供應商管理註冊地址，應要求供應商在地址變更後立即通知公司，以便公司有足夠時間履行申報責任。

商業登記地址：需同時通知稅務局

商業登記證（Business Registration Certificate）由稅務局根據《商業登記條例》（第310章）發出，並非公司註冊處的文件。因此，更改註冊辦事處地址後，公司必須同時通知稅務局更新商業登記地址。

通知稅務局的方式： - 填寫 IRBR1表格（Notice to ），或 - 在提交周年申報表（NAR1）時一併更新商業登記地址 - 直接書面通知稅務局商業登記署

商業登記地址的更新沒有15天的嚴格時限，但建議在變更後一個月內完成，以確保稅務局發出的利得稅報稅表（BIR51）及其他稅務文件能夠送達正確地址。

如果公司同時需要更新薪俸稅僱主申報的地址，應通知稅務局更新僱主紀錄，並確保IR56B表格上的地址正確。

NR1表格：填寫及提交要點

NR1表格的填寫要求包括： - 新地址必須是香港境內的實際地址，不能使用郵政信箱 - 地址必須完整，包括街道名稱、大廈名稱、樓層及單位號碼 - 變更生效日期應為實際搬遷日期，而非表格簽署日期 - 表格必須由董事或公司秘書簽署，不接受授權代表簽署

提交渠道： 1. 電子提交：透過公司註冊處e-Services portal，使用iXBRL格式提交NR1表格。電子提交後即時獲得收妥確認，並可在網上查閱更新後的紀錄。 2. 紙本提交：填妥NR1表格後，親身或郵寄至公司註冊處（香港金鐘道66號金鐘道政府合署高座14樓）。紙本提交需時數個工作天才完成處理。

公司註冊處接受電子提交後，會即時更新公司紀錄，公眾查冊（company search）可在短時間內看到新地址。

地址證明文件：需要準備什麼

提交NR1表格時，公司註冊處一般不要求附上地址證明文件。然而，公司應保留以下文件作為內部紀錄，以備日後查核：

• 租約或租賃協議
• 水電費帳單（顯示公司名稱及新地址）
• 商業登記證（更新後版本）
• 公司秘書或董事確認地址變更的書面決議

如果公司使用服務供應商提供的虛擬辦公室或共享辦公空間作為註冊地址，應確保該地址符合公司註冊處的要求，即能夠實際接收郵件及法律文件。部分服務供應商會提供地址證明信，公司應保留該信件。

地址變更後的其他更新事項

更改註冊辦事處地址後，公司需要更新以下紀錄及文件：

1. 重要控制人登記冊（Significant Controllers Register）：根據《公司條例》第653條，重要控制人登記冊必須備存於註冊辦事處或另一個訂明地點（prescribed place）。如果地址變更，登記冊的位置也隨之改變，公司應確保登記冊在新地址可供查閱。

2. 法定登記冊：包括成員登記冊、董事登記冊、公司秘書登記冊及押記登記冊。如果這些登記冊備存於註冊辦事處，地址變更後無需另行通知；如果備存於其他地點，則需提交 NR2表格（Notice of Location of Registers and Company Records）。

3. 公司印章及信紙：更新公司信紙、發票、合約及公司印章上的地址。

4. 銀行及商業夥伴：通知公司銀行、供應商、客戶及核數師有關地址變更。

5. 強積金受託人：如果公司參與強積金計劃，應通知受託人更新僱主地址。

常見問題

問：如果公司使用服務供應商的地址，變更時需要通知公司註冊處嗎？ 答：需要。無論註冊地址是公司實際營運地點還是服務供應商提供的地址，只要地址有任何變更，都必須在15天內提交NR1表格。

問：NR1表格可以由公司秘書公司代為提交嗎？ 答：可以。公司秘書或授權的服務供應商可以代為提交NR1表格，但表格必須由董事或公司秘書簽署。如果使用電子提交，提交人需要擁有公司註冊處e-Services帳戶。

問：地址變更後，商業登記證需要更換嗎？ 答：需要。稅務局會發出更新後的商業登記證，顯示新地址。公司應在地址變更後一個月內通知稅務局，以確保商業登記證上的地址正確。

問：如果公司同時更改註冊地址及公司秘書，可以提交一份表格嗎？ 答：不可以。更改註冊地址使用NR1表格，更改公司秘書使用ND2A表格。兩項變更必須分別提交各自的指明表格。