香港公司首次核數準備文件清單

香港公司首次核數準備文件清單

經營一間香港公司，首次核數是法定審計流程的起點。每間根據《公司條例》(第622章) 註冊的公司，必須委聘香港會計師公會 (HKICPA) 註冊的執業會計師，對財務報表進行獨立審計。做好首次核數準備，能有效減少核數師在審計過程中提出的查詢，加快出具審計報告。

以下文件清單涵蓋核數師所需的核心資料，按類別整理。

公司首次審計 , 會計記錄與財務報表

核數師的審計工作建基於完整的會計記錄。公司必須備存足以真實而公平地反映財務狀況的帳目，包括分類帳、總帳及試算表。財務報表應按香港會計準則 (HKFRS) 或適用於小型私營公司的 SME-FRS 編製。若公司符合《公司條例》第 359 條的資格，可選用報告豁免 (Reporting Exemption) 下的 SME-FRF 及 SME-FRS 框架。

核數師所需文件 , 銀行及交易記錄

核數師需要核實所有收支的來源與去向，因此銀行月結單是關鍵文件。請準備整個會計年度內所有銀行戶口的月結單，以及銀行水單、存款單據。此外，核數師一般會要求提供：

• 所有銷售發票及採購單據
• 相關的合約及協議
• 租約 (如適用)
• 董事、股東及員工的墊款及還款記錄

香港公司核數清單 , 公司法律及註冊文件

核數師需要查閱公司的成立及結構文件，以確認審計範圍。需準備的文件包括：

• 公司註冊證書及商業登記證 (由稅務局根據《商業登記條例》(第310章) 發出)
• 公司章程細則
• 股東名冊及董事名冊
• 重要控制人登記冊 (Significant Controllers Register)
• 最近期的周年申報表 (NAR1) 及相關變更通知書 (如 ND2A、NR1)

財務報表準備 , 固定資產及折舊記錄

核數師需要審核固定資產的購置、出售及折舊計算。請準備：

• 固定資產登記冊或明細表
• 購置發票及合約
• 折舊計算表 (直線法或遞減餘額法均可，但必須一致)

董事報酬及股本記錄

核數師必須確認董事酬金與股本變動已正確記錄。需提供：

• 董事袍金、薪金、花紅及退休金記錄
• 董事會議記錄 (批准董事薪酬的決議)
• 股本記錄，包括股份發行及轉讓的文件 (如 NSC1 股份配發申報書)
• 認股權或股份獎勵計劃的詳情

租約、合約及法律文件

公司簽訂的任何長期合約，例如辦公室租約、設備租賃、貸款協議或特許經營協議，均應提供副本。核數師需審閱這些合約中的條款，以確認是否存在或然負債或需要披露的事項。

稅務文件及利得稅計算

核數師需要稅務計算表以編製利得稅計算。請準備：

• 稅務局的利得稅報稅表 (BIR51) 副本
• 稅務計算草稿
• 暫繳稅及已繳稅款收據
• 任何海外收入豁免 (FSIE) 的證明文件

審計過程中常見疑問

核數師完成審計後，會出具審計報告。公司應預留時間回應核數師的提問及提供補充文件。年結日後一般需要 3 至 6 個月完成首次審計。若公司處於不活躍狀態 (Dormant Company)，可申請豁免審計，但需提交不活躍公司的申報。