提交 NA1 核數師免任通知書的步驟與要求

NA1 核數師免任通知書提交要點

NA1 核數師免任通知書是根據《公司條例》(第622章) 第394條及附表2所訂明的指定表格，用於向公司註冊處申報核數師被免任的情況。當公司通過決議免除核數師職務，或核數師辭任、去世或不再具備執業資格時，公司須提交此表格。本文說明表格的法律依據、提交責任、期限及所需文件。

NA1 表格用途

NA1 表格的法定用途是通知公司註冊處，公司的核數師已經停止擔任該職位。根據《公司條例》(第622章) 第394條，公司須在核數師免任後的指定時間內提交此通知。表格由公司董事或公司秘書簽署，並須連同相關支持文件一併遞交。常見的觸發事件包括：股東通過普通決議罷免核數師、核數師自行辭任、核數師去世，或核數師不再持有香港會計師公會 (HKICPA) 發出的執業證書 (practising certificate)。

NA1 核數師免任的法律依據

核數師免任的權力及程序載於《公司條例》(第622章) 第394條至第398條。公司可透過股東決議隨時免除核數師職務，但須遵守通知期及陳述權的規定。被免任的核數師有權向公司提交書面陳述，公司須將該陳述傳閱予股東。提交 NA1 表格是完成免任程序的最後一步，確保公司註冊處的記錄反映最新的核數師資料。

NA1 公司條例相關條文

《公司條例》(第622章) 第394條明確規定，公司須在核數師免任後的15天內，向公司註冊處提交 NA1 通知。此條文亦涵蓋核數師辭任的情況：若核數師辭任，公司須在收到辭任通知後的15天內提交 NA1。逾期提交可能導致罰款，公司及負責的高級人員（如董事或公司秘書）均可能承擔法律責任。

NA1 提交期限

NA1 表格的提交期限為觸發事件發生後的15天內。計算方法如下： - 若核數師被股東決議免任，期限由決議通過當日起計。 - 若核數師辭任，期限由公司收到辭任通知當日起計。 - 若核數師去世，期限由公司知悉去世當日起計。

公司應在期限內透過公司註冊處的電子服務平台 (e-Services portal) 或紙本遞交 (paper filing) 方式提交表格。逾期提交的罰款為每次 HK$1,000，並可能被公司註冊處拒絕接納。

NA1 公司秘書的責任

公司秘書 (company secretary) 在 NA1 提交過程中擔當關鍵角色。根據《公司條例》(第622章)，公司秘書須確保所有法定申報按時完成。具體責任包括： - 準備 NA1 表格並填寫核數師的詳細資料（姓名、地址、香港會計師公會會員編號）。 - 取得免任決議的核證副本 (certified true copy) 或辭任信。 - 在期限內將表格及文件提交至公司註冊處。 - 更新公司的法定記錄，包括董事及公司秘書登記冊。

若公司秘書未能履行此責任，公司及秘書本人可能被檢控。

所需支持文件

提交 NA1 表格時，須一併遞交以下文件： 1. 免任決議的核證副本：若核數師被股東決議免任，須提交該決議的核證副本。 2. 辭任通知書：若核數師辭任，須提交其書面辭任通知。 3. 核數師同意書：若核數師因不再具備執業資格而免任，須提交相關證明（如香港會計師公會發出的取消執業證書通知）。 4. 公司註冊處要求的其他文件：視乎情況，公司註冊處可能要求補充資料。

所有文件須以英文或中文提交，並須由董事或公司秘書簽署核證。

提交渠道及費用

NA1 表格可透過以下渠道提交： - 電子提交：經公司註冊處電子服務平台 (e-Services portal) 提交，費用為 HK$15。 - 紙本提交：將填妥的表格及文件郵寄或親身遞交至公司註冊處（香港金鐘道66號金鐘道政府合署14樓），費用為 HK$30。

建議使用電子提交，因處理時間較短（一般1至2個工作天），且可即時獲取提交確認。

常見錯誤及注意事項

提交 NA1 表格時，常見錯誤包括： - 未附上決議或辭任通知的核證副本。 - 表格填寫不完整，例如遺漏核數師的香港會計師公會會員編號。 - 超過15天期限仍未提交。 - 使用過期版本的表格（表格版本會隨法例修訂更新）。

公司應定期查閱公司註冊處網站，確保使用最新版本的 NA1 表格。若對提交要求有疑問，可諮詢公司秘書或持牌信託或公司服務提供者 (TCSP licensee)。

核數師免任後的跟進

提交 NA1 表格後，公司須： - 委任新核數師：若公司仍須進行審計，須在免任後的21天內委任新核數師。 - 更新商業登記證：若核數師資料影響商業登記證的記錄，須向稅務局提交更新申請。 - 保存記錄：將 NA1 表格的副本及相關文件保存至少7年，以符合《公司條例》(第622章) 的記錄保存規定。

總結

NA1 核數師免任通知書是公司合規的重要環節，公司董事及公司秘書須確保在核數師免任後的15天內提交表格及支持文件。逾期提交可能導致罰款及法律責任。透過電子服務平台提交可簡化流程並減少錯誤。如有疑問，應諮詢專業顧問。