香港公司秘書服務的收費與價格構成

香港公司秘書服務收費：市場價格與服務範圍分析

在香港，每一間根據《公司條例》(第622章) 註冊的公司都必須委任至少一名公司秘書。這項法定要求並不限於大型企業，小型私人公司同樣適用。對於不熟悉合規程序的企業東主而言，將公司秘書職能外判給持牌服務供應商是常見做法。本文分析市場上香港公司秘書服務收費的常見模式，區分一次性委任費用與年度服務費，並說明服務通常包含的項目。

公司秘書年費的構成

外判公司秘書服務的費用通常以年費形式收取。公司秘書年費的定價並非劃一，而是取決於服務供應商所涵蓋的合規工作範圍。典型的年費一般包括以下基本項目：

• 準備及提交周年申報表 (Form NAR1) 予公司註冊處
• 處理商業登記證續期申請
• 保存法定紀錄冊，包括成員登記冊、董事登記冊、公司秘書登記冊及押記登記冊
• 更新重要控制人登記冊 (Significant Controllers Register)
• 就董事及公司秘書的變更，準備及提交相關指明表格 (如 ND2A、ND2B)
• 提供關於合規時限的提示，例如周年申報表的提交日期及利得稅報稅表 (BIR51) 的到期日

部分服務供應商的年費已包含這些合規服務，另有部分則按逐項收費。市場價格方面，基本合規服務的年費通常由 HK$2,000 至 HK$5,000 不等，視乎公司架構複雜程度及所需服務範圍而定。若公司需要額外的支援，如擔任指定代表以協助執法機構查閱重要控制人登記冊，或處理較複雜的股本變更申報，年費可能會更高。

秘書服務價格：一次性委任費用

除了年費，供應商通常會收取一次性委任費用。這筆委任秘書費用涵蓋的是一間新公司或一間現有公司首次聘用外判秘書時的設立行政工作。一次性委任費用一般包括：

• 審閱公司現有的法定紀錄冊及公司文件
• 向公司註冊處提交委任公司秘書的 ND2A 表格
• 設立重要控制人登記冊 (如公司尚未設立)
• 更新註冊辦事處地址 (如適用，需提交 NR1 表格)

委任費用是一次性的，與每年繳付的年費分開。市場價格方面，一次性委任費用通常約為 HK$1,500 至 HK$3,000。這項費用不應與政府收費混淆；公司註冊處收取的 ND2A 表格提交費用為 HK$15，而周年申報表的登記費為 HK$105 (如按時提交)。

委任秘書費用與服務範圍的關係

委任秘書費用並非單純的行政收費，它反映了供應商在承接公司秘書職責時所需承擔的合規責任。服務範圍的廣闊程度直接影響價格。全面合規服務的年費通常涵蓋以下項目：

• 周年申報表提交：在返回日期 (return date) 後的 42 天內提交 NAR1 表格，並按時繳付 HK$105 的登記費。若延遲提交，須繳付更高的登記費：逾期超過 42 天但不超過 3 個月為 HK$870；3 至 6 個月為 HK$1,740；6 至 9 個月為 HK$2,610；超過 9 個月則為 HK$3,480。一間已申報為睡眠公司 (dormant company) 的私人公司可獲豁免提交周年申報表，但須注意在申報睡眠狀態的該年度，若該狀態是在 42 天期限後申報的，仍須提交該年度的申報表。

• 商業登記證續期：商業登記證由稅務局根據《商業登記條例》(第 310 章) 發出，分為 1 年證及 3 年證。服務供應商通常會提醒東主續期，並代為處理相關手續。

• 重要控制人登記冊維護：自 2018 年 3 月 1 日起，所有香港公司均須備存重要控制人登記冊。公司秘書服務供應商須確保登記冊上的資料準確，並識別持有超過 25% 已發行股份或投票權的重要控制人。登記冊須備存在註冊辦事處或香港境內的其他指明地點，且不對公眾開放查閱。

• 註冊地址服務：部分服務供應商會將公司秘書服務與註冊地址服務捆綁。提供註冊地址的服務供應商須確保所有來自公司註冊處及稅務局的郵件能被及時處理，因為錯失合規文件可能導致公司被除名 (struck off)。

TCSP服務收費：牌照與合規成本

服務提供者必須持有信託或公司服務提供商 (TCSP) 牌照，否則即屬違法。這項規定源自 2018 年 3 月 1 日起生效的《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》(第 615 章)。無牌經營的最高罰款為 HK$100,000 及監禁六個月。TCSP 牌照有效期為三年，到期前必須續期。

TCSP服務收費必然包含持牌成本。持牌人須遵守嚴格的客戶盡職審查 (customer due diligence) 及備存紀錄要求。因此，市場上價格異常低廉的服務可能反映其合規標準不足。東主應查閱公司註冊處的持牌人登記冊，確認服務供應商持有有效的 TCSP 牌照。持有牌照的服務供應商在年費中通常已反映其合規開支，例如進行背景審查、保存文件副本等行政成本。

市場價格需要留意的地方

在比較服務價格時，東主應留意報價所涵蓋的具體項目。一份完整的服務報價通常應清晰列出：

• 一次性委任費用
• 年度服務費 (年費)
• 政府收費 (如 NAR1 的 HK$105 登記費、商業登記證費用) 是包含在內還是額外收取
• 額外服務的逐項收費，例如提交 ND2A 表格、處理股份配發 (NSC1 表格)、處理股份贖回或回購 (NSC2 表格) 等
• 是否包含核數服務；核數必須由註冊會計師 (HKICPA 執業會計師) 進行，公司秘書服務通常不包含核數

選擇服務供應商時，除了價格，亦應評估其經驗、回應速度及合規專業知識。一份看似便宜的服務可能只涵蓋最基本的行政工作，而忽略了重要控制人登記冊等較複雜的合規義務。東主應直接向服務供應商索取詳細的服務範圍說明及收費清單，以確保所支付的費用與獲得的保障相符。