ND4 董事或公司秘書辭任的通知書

ND4 董事或秘書辭任通知書填寫指南

ND4 董事或秘書辭任通知書是公司註冊處的指定表格，專用於董事或公司秘書本人向公司註冊處提交辭任通知。當一位董事或公司秘書決定辭去職務時，他可以直接使用這份表格通知公司註冊處，無需經由公司處理。這份表格受《公司條例》(第622章) 規管，提交後會更新公司的公開登記冊。

ND4 表格與 ND2A 表格的分別

這是本頁的核心問題：ND4 表格與 ND2A 表格在通報辭任時有何不同，應該如何選用？

• ND4 表格：由辭任的董事或秘書本人提交。適用情況是該人士主動辭職，而公司未有或未能為他提交 ND2A 表格。提交 ND4 後，公司註冊處會將辭任記錄在案。
• ND2A 表格：由公司提交，用於通報董事或秘書的任命或停職（包括辭任）。如果公司已為辭任的董事或秘書提交 ND2A 表格，則該人士無需再提交 ND4。

選用原則：若公司已履行責任提交 ND2A，則無需 ND4；若公司未提交，辭任者應自行提交 ND4 以確保記錄準確。

董事辭任申報

董事辭任申報是公司治理的重要環節。根據《公司條例》(第622章)，董事辭任後，公司須在指定期限內向公司註冊處提交 ND2A 表格。若公司未按時提交，辭任的董事可自行使用 ND4 表格申報。提交 ND4 時，辭任者需提供其姓名、身份證號碼或護照號碼，以及辭任的生效日期。公司註冊處收到表格後，會更新公司的董事登記冊。

秘書辭任通知

秘書辭任通知的程序與董事辭任類似。公司秘書辭任後，公司須提交 ND2A 表格。若公司未處理，秘書本人可提交 ND4 表格。秘書辭任通知書中需填寫辭任者的全名、地址及辭任生效日期。提交後，公司註冊處會更新公司秘書登記冊。請注意，公司秘書是法定職位，辭任後公司須在合理時間內任命新秘書，否則可能違反《公司條例》(第622章)。

公司註冊處 ND4 提交方式

公司註冊處 ND4 可透過以下渠道提交：

1. 電子提交：透過公司註冊處的 e-Services 網上服務平台提交。電子提交需使用認證數碼簽署，並支付指定費用。
2. 紙本提交：填妥 ND4 表格後，親身或郵寄至公司註冊處的辦事處。紙本提交需附上正確的費用。

提交後，公司註冊處會處理表格並更新公開登記冊。建議使用 e-Services 以加快處理速度。

ND4 表格填寫要點

填寫 ND4 表格時，請注意以下事項：

• 辭任者資料：填寫全名、身份證號碼或護照號碼、通訊地址。
• 公司資料：填寫公司名稱及公司編號。
• 辭任職位：清楚指明辭任的是董事、公司秘書，或兩者。
• 生效日期：填寫辭任的生效日期。生效日期不得早於表格提交日期，除非有特殊情況。
• 簽署：辭任者須親筆簽署。若透過 e-Services 提交，需使用數碼簽署。

提交期限與生效日期

ND4 表格的提交期限並無法定硬性規定，但建議盡快提交，以確保公司註冊處的記錄準確。辭任的生效日期是表格中的關鍵欄位。生效日期通常為辭任通知送達公司之日，或雙方協議的日期。提交 ND4 後，公司註冊處會以該生效日期更新登記冊。

登記冊更新

提交 ND4 後，公司註冊處會更新公司的公開登記冊，包括董事登記冊及公司秘書登記冊。公眾可查閱這些登記冊以確認公司的最新管理層資料。公司本身亦應在其內部登記冊中記錄辭任，以符合《公司條例》(第622章) 的規定。

常見問題

問：如果公司已提交 ND2A，我還需要提交 ND4 嗎？

不需要。ND2A 已涵蓋辭任通知，ND4 僅在公司未提交 ND2A 時使用。

問：ND4 表格可以在網上提交嗎？

可以。透過公司註冊處的 e-Services 平台，可電子提交 ND4 表格。

問：提交 ND4 後，公司註冊處會通知公司嗎？

公司註冊處不會主動通知公司。公司可自行查閱公開登記冊以確認更新。

問：辭任生效日期可以回溯嗎？

一般情況下，生效日期不得早於提交日期。特殊情況需向公司註冊處查詢。

參考資料

• 公司註冊處指定表格索引：https://www.cr.gov.hk/tc/forms/specified.htm
• 公司註冊處 e-Services 平台：https://www.eregistry.gov.hk/
• 《公司條例》(第622章)：https://www.elegislation.gov.hk/hk/cap622