香港公司秘書辭任的程序及所需表格

香港公司秘書辭任程序及表格ND4提交

公司秘書辭任並非單純的離職通知，而是一項受《公司條例》（第622章）規管的法定程序。辭任的公司秘書或聘用公司秘書的公司，均須按時向公司註冊處提交指定表格，並更新公司內部登記冊，否則可能影響公司合規狀態。

秘書辭任通知：法律依據與基本要求

根據《公司條例》（第622章），公司秘書的辭任須以書面通知送達公司。辭任通知應清楚列明辭任生效日期，並由辭任的秘書簽署。公司收到通知後，須在合理時間內召開董事會會議，確認辭任事宜，並安排後續的申報工作。

公司秘書辭任通知本身並不等於完成法定程序。公司必須在秘書辭任生效後的指定期限內，向公司註冊處提交表格ND4，否則公司可能因未能備存所需資料而違反條例。

表格ND4辭任：何時提交及如何填寫

表格ND4（Notice of Resignation of Company Secretary and Director）是公司秘書辭任時必須向公司註冊處提交的法定表格。該表格適用於公司秘書辭任，亦可用於董事辭任。

提交表格ND4的關鍵事項包括：

• 提交期限：公司須在秘書辭任生效後的15天內提交表格ND4。逾期提交可能導致罰款。
• 填寫內容：表格須填寫辭任秘書的全名、辭任生效日期、公司名稱及公司編號。辭任秘書須在表格上簽署確認。
• 提交渠道：可透過公司註冊處的e-Services portal以電子方式提交，或以紙本形式郵寄或親身遞交。
• 費用：提交表格ND4本身不收取費用，但如逾期提交，公司註冊處可能收取額外費用。

公司秘書離職程序：董事會決議與內部記錄

公司秘書離職程序不僅涉及向公司註冊處申報，亦包括公司內部的決議及記錄更新：

1. 董事會決議：公司董事會應通過決議，確認接納秘書辭任，並記錄辭任生效日期。如公司同時需要委任新秘書，董事會決議亦應包括新秘書的任命。
2. 登記冊更新：公司須在《公司條例》規定的登記冊（包括董事及秘書登記冊）中，更新秘書資料，標註辭任日期及新任秘書資料（如有）。
3. 重要控制人登記冊：如辭任的秘書同時是公司的重要控制人，公司須在重要控制人登記冊中更新相關資料。

辭任生效日期：法律上的關鍵時間點

辭任生效日期是整個程序的核心。根據《公司條例》，公司秘書的辭任在以下情況生效：

• 辭任通知送達公司當日（如通知中未指定較後日期）；或
• 通知中指定的較後日期。

公司應在辭任生效日期前完成所有必要的內部程序，並確保在生效日期後的15天內提交表格ND4。如辭任生效日期與通知日期不同，表格ND4必須填寫正確的生效日期，否則公司註冊處可能拒絕接納。

後續責任與文件交接

公司秘書辭任後，辭任的秘書及公司均須注意以下事項：

• 文件交接：辭任秘書應將公司印章、法定記錄、會計記錄及其他公司文件交還公司。公司應確保所有文件完整無缺，並妥善保管。
• 公司秘書職位空缺：公司須在秘書辭任生效後的合理時間內（一般為14天內）委任新秘書。如公司未能及時委任，可能違反《公司條例》的規定。
• 稅務局通知：如辭任秘書同時是公司與稅務局的聯絡人，公司應通知稅務局更新聯絡資料，以免影響利得稅申報或其他稅務事宜。
• 商業登記證：商業登記證由稅務局根據《商業登記條例》（第310章）發出，與公司秘書辭任無直接關係，但公司應確保商業登記證上的公司資料仍然準確。

常見問題與注意事項

• 辭任秘書是否需要簽署表格ND4？ 是。表格ND4須由辭任秘書簽署，以確認辭任屬自願性質。
• 公司可否拒絕接受秘書辭任？ 不可以。公司秘書有權隨時辭任，公司不能強制留任。但公司須在秘書辭任後依法處理後續事宜。
• 如公司秘書同時是董事，辭任程序是否不同？ 如同一人身兼公司秘書及董事，辭任時須同時提交表格ND4（辭任秘書）及表格ND2A（辭任董事）。兩項辭任的生效日期可以相同或不同。
• 電子提交表格ND4的步驟？ 可透過公司註冊處的e-Services portal登記帳戶，選擇「提交表格」功能，上載已填妥的表格ND4並確認提交。系統會發出提交確認通知。

參考資料

• 公司註冊處指定表格索引：https://www.cr.gov.hk/tc/forms/specified.htm
• 公司註冊處e-Services portal：https://www.eregistry.gov.hk/
• 《公司條例》（第622章）相關條文

公司秘書辭任程序看似簡單，但涉及多個法定步驟。無論是辭任的秘書還是聘用公司，都應嚴格按照《公司條例》的規定處理，以確保公司合規運作。如有疑問，建議諮詢專業的公司秘書服務提供者或法律顧問。