如何使用表格ND2A及ND2B更換香港公司秘書

詳述香港公司更換秘書所需表格ND2A、ND2B及ND4的用途，以及向公司註冊處提交的完整流程。

Updated 23 September 2026

香港更換公司秘書表格ND2A ND2B及流程

更換公司秘書是香港公司日常合規工作中常見的事項。無論是秘書辭任、公司改聘新任秘書，抑或僅更新秘書的聯絡資料，公司均須按《公司條例》（第622章）的規定，向公司註冊處提交指定表格。本文說明香港更換公司秘書所需提交的表格（ND2A、ND2B、ND4）及其分別適用的情況，並指明提交期限和方法。

公司秘書的變更涉及三份主要表格，每份表格處理不同情況。公司須按實際變更類別選用正確表格，否則公司註冊處不會受理。

ND2A表格用途：用於通知公司秘書或董事的委任及停任。當公司更換秘書（即舊秘書停任，新秘書獲委任），或僅新增或移除一名秘書時，須提交Form ND2A。
ND2B表格填寫：用於通知公司秘書或董事的詳情變更。若秘書並無更換，但其姓名、地址、身份證號碼或聯絡資料有改動，則提交Form ND2B。
ND4表格：用於秘書或董事單方面辭任。當秘書自行辭職，而公司尚未委任繼任人時，辭任的秘書可提交Form ND4通知公司註冊處。

公司秘書委任及停任的變更，必須以ND2A表格申報。常見情況包括：

提交ND2A時，公司須同時填報停任秘書的資料及新任秘書的資料。表格須由一名董事或公司秘書簽署。若公司同時更換董事，亦可於同一份ND2A上申報，無須分開填寫。

ND2A表格用途不限於秘書變更，亦涵蓋董事的委任及停任。表格分為兩部分：第一部分申報停任，第二部分申報委任。公司須確保：

簽署方面，ND2A須由公司的一名董事或公司秘書簽署。若公司同時停任唯一董事及唯一秘書，則須由股東簽署。

ND2B表格填寫的情況與ND2A不同。當公司秘書人選不變，但其個人詳情有改動時，例如：

公司須在變更發生後的指定期限內提交ND2B。表格須填寫秘書的全名及公司編號，並列明更改前後的詳情。ND2B同樣須由一名董事或公司秘書簽署。

當公司秘書決定辭職，而公司未即時委任繼任人，辭任的秘書可自行提交ND4表格。ND4表格無須公司簽署，辭任秘書本人簽署即可。此安排保障秘書能夠單方面通知公司註冊處其離任，避免公司拖延申報。

公司收到秘書的辭職通知後，應盡快委任新任秘書並提交ND2A。若公司未能及時委任，公司註冊處的紀錄會顯示該秘書職位懸空，公司可能因此違反《公司條例》（第622章）有關公司須時刻備有秘書的規定。

所有更換公司秘書的表格（ND2A、ND2B、ND4）須在變更發生後的15天內提交。期限由變更日期（例如委任日或停任日）起計，包括週末及公眾假期。

提交方法有兩種：

電子提交：透過公司註冊處的e-Services portal（https://www.eregistry.gov.hk/）以電子方式提交。電子提交須使用「註冊易」或「CR eFiling」服務，並以數碼證書簽署。電子提交的處理時間較快，費用亦較低。
紙本提交：將填妥的表格連同指定費用，親身遞交或郵寄至公司註冊處（香港金鐘道66號金鐘道政府合署14樓）。紙本表格須以黑色或藍色原子筆填寫，並由授權人士簽署。

提交表格後，公司須同步更新內部法定登記冊。根據《公司條例》（第622章），公司須備存公司秘書登記冊，記錄現任及前任秘書的姓名、地址及委任日期。登記冊須存放於公司的註冊辦事處或公司註冊處指定的其他地點（以NR2表格申報）。

此外，若公司秘書同時是公司的「重要控制人」（例如持股超過25%），公司亦須更新重要控制人登記冊。此登記冊不公開查閱，但須備存於註冊辦事處，並指定一名代表協助執法機構查閱。

混淆ND2A與ND2B：僅更改詳情時使用ND2B，更換人選時使用ND2A。錯誤使用表格會導致公司註冊處拒絕受理。
遺漏簽署：ND2A及ND2B須由董事或秘書簽署，ND4須由辭任秘書本人簽署。簽署不完整將被退回。
逾期提交：超過15天期限提交，公司可能被檢控，最高罰款HK$5,000。屢次逾期可能影響公司信譽。
忽略商業登記證更新：更換公司秘書不影響商業登記證（由稅務局根據《商業登記條例》（第310章）發出），但若秘書同時是公司的業務地址聯絡人，公司應通知稅務局更新聯絡資料。

更換公司秘書的流程清晰：按變更性質選用ND2A（委任及停任）、ND2B（更改詳情）或ND4（辭任），在15天內向公司註冊處提交，並同步更新內部登記冊。正確使用表格及按時提交，是公司維持合規的基本要求。如有疑問，應查閱公司註冊處的指定表格索引或諮詢專業服務提供者。

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