如何申請香港公司的在職證明與良好存續證明

香港在職證明及良好存續證明指南

什麼是香港在職證明

香港在職證明（Certificate of Incumbency）是一份由公司秘書或註冊辦事處服務提供者簽發的文件，記錄公司在特定日期的現任董事、公司秘書、股東及註冊辦事處地址等詳情。這份文件並非由公司註冊處直接發出，而是基於公司註冊處的公開紀錄及公司內部法定登記冊編製而成。香港在職證明常用於銀行開戶、海外母公司審查附屬公司結構，以及跨境商業交易中的盡職調查。

良好存續證明申請

良好存續證明（Certificate of Good Standing）是公司註冊處發出的一份官方證明書，確認公司已在香港依法成立，沒有被剔除註冊，且已履行周年申報表及相關法定申報責任。申請良好存續證明時，公司必須確保已按時提交NAR1周年申報表並繳付相關註冊費。若公司欠交申報表或欠費，公司註冊處不會發出此證明。

申請途徑包括： - 透過公司註冊處的電子服務網站（e-Registry）提交申請 - 親身前往金鐘道66號金鐘道政府合署14樓的公司註冊處櫃位辦理 - 以郵寄方式遞交申請表格及所需費用

申請時需提交指定表格，並繳付HK$140（每份證明書）。處理時間一般為5至7個工作天。

公司在職證明用途

公司在職證明的主要用途包括：

1. 銀行開戶：香港及海外銀行在開設公司戶口時，通常要求提供在職證明，以確認簽署人的授權身份及公司最新狀況。
2. 海外投資及合資：當香港公司在海外設立附屬公司或與其他企業合資時，對方會要求提供在職證明，以核實董事及股東資料。
3. 法律訴訟及仲裁：在跨境訴訟中，法院或仲裁機構可能要求提交在職證明，以確認公司代表人的法律地位。
4. 審計及盡職調查：核數師在進行審計工作時，或潛在投資者在進行收購盡職調查時，會查閱在職證明以核對公司管理層資料。

公司註冊處證明書

公司註冊處證明書包括多種官方文件，其中與在職證明及良好存續證明相關的主要有：

• 公司註冊證明書（Certificate of Incorporation）：公司成立時發出，證明公司已根據《公司條例》（第622章）註冊。
• 更改名稱證明書（Certificate of Change of Name）：公司改名後發出。
• 良好存續證明書（Certificate of Good Standing）：確認公司持續合規。
• 註冊辦事處地址證明：可申請查閱公司註冊處紀錄中的註冊辦事處地址。

這些證明書均由公司註冊處蓋章簽發，具有法定效力。申請時可要求出具核證真實副本（certified true copy），以滿足海外機構的要求。

Certificate of Incumbency 與良好存續證明的分別

Certificate of Incumbency（在職證明）與良好存續證明是兩份不同的文件，不可混淆：

項目	在職證明	良好存續證明
簽發機構	公司秘書或註冊辦事處服務提供者	公司註冊處
內容	董事、公司秘書、股東、股本、註冊辦事處等詳情	確認公司合法存續及合規狀況
法律效力	非官方文件，但可經核證	官方證明書
主要用途	銀行開戶、盡職調查、商業交易	證明公司未被剔除註冊、符合當地法律要求

在實務操作中，兩份文件經常同時提交，以全面展示公司的法律狀況及管理層結構。

如何準備在職證明及良好存續證明申請

申請在職證明及良好存續證明前，公司應先確保以下事項妥當：

1. 更新公司註冊處紀錄：確認所有董事、公司秘書及註冊辦事處地址的變更已透過ND2A、ND2B及NR1等表格通知公司註冊處。
2. 提交周年申報表：確保NAR1已按時提交，並繳付HK$105的準時註冊費。若已逾期，需按延遲時間繳付較高註冊費（超過42天但3個月內為HK$870，3至6個月為HK$1,740，6至9個月為HK$2,610，超過9個月為HK$3,480）。
3. 商業登記證：確認商業登記證（Business Registration Certificate）已續期。商業登記證由稅務局根據《商業登記條例》（第310章）發出，並非公司註冊處文件，但銀行及海外機構常要求一併提交。
4. 重要控制人登記冊：自2018年3月1日起，所有香港公司必須備存重要控制人登記冊（Significant Controllers Register），記錄持有超過25%已發行股份或投票權的控制人。此登記冊須存放於註冊辦事處或香港境內的指定地點，並指定一名代表協助執法機構查閱。

電子申請及親臨辦理

公司註冊處的電子服務網站（e-Registry）提供24小時網上申請服務，申請人可： - 查閱公司紀錄 - 訂購公司註冊處證明書 - 下載已簽發的證明書（PDF格式）

親臨辦理則需前往金鐘道政府合署14樓的公司註冊處，攜帶公司印章及授權文件。付款方式接受現金、易辦事及信用卡。

常見問題

問：在職證明是否必須由公司秘書簽發？ 答：是。在職證明通常由公司秘書或獲授權的註冊辦事處服務提供者簽發，因為他們掌握公司最新的法定登記冊資料。

問：良好存續證明有有效期嗎？ 答：良好存續證明沒有法定有效期，但銀行及海外機構通常要求證明書發出日期不超過6個月。部分司法管轄區可能要求更短的期限。

問：公司被剔除註冊後能否申請良好存續證明？ 答：不能。公司一旦被公司註冊處剔除註冊（struck off），即失去法律地位，無法取得任何證明書。公司須先申請恢復註冊。

問：海外公司如何查證香港在職證明的真偽？ 答：海外機構可透過公司註冊處的網上查冊服務（e-Image）核對公司紀錄，或要求提交經核證真實副本（certified true copy）。部分服務提供者會將在職證明連同公司註冊處的官方紀錄一併提供。