誰可查閱香港公司的法定登記冊：權限與限制

香港法定登記冊查閱權限與限制

香港《公司條例》(第622章)規定每間公司須備存多項法定登記冊，包括董事名冊、股東名冊及重要控制人登記冊（SCR）。這些登記冊的查閱權限各有不同，部分可讓公眾查閱，部分則設有嚴格限制。了解「香港法定登記冊查冊」的具體規則，對公司董事、公司秘書及任何需要查閱公司資料的人士均十分重要。

查冊權限

查冊權限取決於所查閱的登記冊類別。公司註冊處提供公開查冊服務，讓任何人查閱公司登記冊上的資料，包括公司名稱、註冊地址、董事及公司秘書的姓名與地址、股東名冊等。這些資料屬於公開資料，任何人士均可透過公司註冊處的電子查冊平台或親身到查冊中心查閱。

然而，並非所有登記冊均對公眾開放。重要控制人登記冊（SCR）便設有嚴格限制，不對公眾開放查閱。公司必須將SCR備存於註冊辦事處或香港境內指定地點，但僅供執法機關查閱，公眾人士無法查閱。

SCR不公開查冊

重要控制人登記冊（SCR）自2018年3月1日起實施，旨在打擊洗錢及恐怖分子資金籌集。SCR記錄持有公司25%以上已發行股份或投票權的重要控制人資料，以及其他對公司行使重大影響力或控制權的人士。

SCR不公開查冊的原因在於資料保護及保密條款。重要控制人的個人資料（如姓名、身份證號碼、住址等）屬敏感資料，若公開查閱可能導致私隱風險。因此，法例規定SCR僅供執法機關（如警方、廉政公署、海關等）在執行職務時查閱，公眾人士無法查閱。

公司須指定一名代表（通常為公司秘書或董事）協助執法機關查閱SCR。若公司未按規定備存SCR或拒絕讓執法機關查閱，可被處以罰則，最高罰款HK$25,000及每日罰款HK$700。

公司登記冊查閱

公司登記冊查閱涵蓋多項公開資料，包括：

• 公司名稱及註冊編號：任何人士可透過公司註冊處的查冊服務查閱公司基本資料。
• 註冊辦事處地址：公開資料，可查閱公司註冊地址。
• 董事名冊：包括董事姓名、地址及任職日期。董事資料查閱屬公開權限，任何人士均可查閱。
• 公司秘書名冊：包括公司秘書姓名及地址。
• 股東名冊：包括股東姓名、持股數量及類別。股東名冊查閱屬公開權限，但僅限於公司成員或公眾人士在合理通知下查閱。
• 押記登記冊：記錄公司資產的押記詳情。

查冊途徑包括公司註冊處的電子查冊服務（網上平台）及親身到金鐘道政府合署的查冊中心。電子查冊費用一般為HK$11至HK$22，視乎查閱資料類別而定。查冊結果可即時顯示或下載。

董事資料查閱

董事資料查閱屬公開查冊權限。任何人士均可查閱公司董事名冊，包括董事的姓名、地址、國籍及任職日期。這些資料在公司註冊處的公開紀錄中可供查閱。

然而，董事的住址資料在特定情況下可申請保密。若董事認為公開住址會對其或家人構成安全風險，可向公司註冊處申請將住址隱藏，改以商業地址或註冊辦事處地址代替。此保密條款適用於董事、公司秘書及股東。

查閱董事資料的常見原因包括： - 核實公司管理層背景 - 進行盡職審查 - 追討債務 - 訴訟程序

查冊途徑與費用

查冊途徑主要分為以下幾類：

公司註冊處的電子查冊平台（https://www.eregistry.gov.hk/）提供24小時查冊服務，查冊結果可即時顯示。查冊時需輸入公司名稱或註冊編號，系統會顯示公司基本資料、董事名冊、股東名冊等。

資料保護與限制

查冊權限並非無限制。以下情況設有資料保護措施：

• 董事住址保密：董事可申請將住址隱藏，改以商業地址代替。
• SCR不公開：重要控制人登記冊不對公眾開放，僅供執法機關查閱。
• 股東名冊查閱限制：股東名冊僅供公司成員或公眾人士在合理通知下查閱，公司有權拒絕不合理查閱要求。
• 不記名公司：香港已禁止發行不記名股份，所有股份必須登記在股東名冊上。

罰則與合規要求

公司未按規定備存或更新法定登記冊，可被處以罰則。例如： - 未備存SCR：罰款HK$25,000及每日罰款HK$700 - 未備存董事名冊：罰款HK$25,000 - 未備存股東名冊：罰款HK$25,000

公司秘書及董事有責任確保法定登記冊符合《公司條例》(第622章)規定。建議定期檢查登記冊是否完整及準確，並在資料變更後及時更新。

總結

香港法定登記冊查冊權限清晰劃分為公開資料（如公司登記冊、董事名冊、股東名冊）與受限資料（如SCR）。公眾人士可透過公司註冊處的電子查冊或親身查閱公開資料，但重要控制人登記冊僅供執法機關查閱。了解這些查冊權限與限制，有助公司合規經營及保障個人資料私隱。