會議紀錄冊的內容及保存期限

會議紀錄冊的法定保存要求

《公司條例》（第622章）規定每間香港公司必須備存會議紀錄冊，記錄股東大會及董事會的會議過程。此冊屬公司法定記錄，其保存期限與會計記錄看齊。

會議紀錄冊的保存地點

會議紀錄冊須存放於公司註冊辦事處，或公司註冊處獲通知的其他地點。若存放地點非註冊辦事處，公司必須以表格NR2通知公司註冊處。

必須記錄的會議類型

會議紀錄冊須涵蓋兩類會議：

• 股東大會紀錄：記錄周年股東大會及任何特別股東大會的議程、決議內容及表決結果。
• 董事會紀錄：記錄董事會會議的討論事項、通過的決議及法定人數是否足夠。

會議紀錄的內容要求

每項會議紀錄須載明會議日期、時間、地點、出席者姓名、會議主席、通過的決議及任何反對意見。公司秘書通常負責擬備及簽署會議紀錄。

會議紀錄的保存期限

會議紀錄冊的保存期限與會計記錄相同，即至少7年。公司清盤時，會議紀錄冊須移交清盤人或破產管理署處理。

股東查閱權利

公司股東有權查閱會議紀錄冊，並可要求索取副本。公司不得無理拒絕股東的查閱要求。

審計與核數師的查閱

核數師進行審計時，有權查閱會議紀錄冊，以核實董事會決議及股東大會的授權是否與財務報表一致。