香港公司會計紀錄存放境外的規定

香港公司會計紀錄存放境外的規定

香港《公司條例》（第622章）第373條訂明，公司須備存足以顯示及解釋其交易的會計紀錄。該等紀錄必須保存於香港境內，除非公司符合特定條件而獲准將會計紀錄存放境外。

會計紀錄 存放境外 的基本原則

《公司條例》第373條規定，公司的會計紀錄必須保存在香港境內的某個地點。若要將紀錄存放境外，公司必須滿足條件。紀錄須存放在香港境內以外的某個地方，且公司必須每年在周年申報表（NAR1）中向公司註冊處申報該保存地點的位置。此安排僅適用於公司已在香港境內設有註冊辦事處，且該處所可供查閱紀錄的情況。

會計紀錄保存地 的申報要求

公司選擇將會計紀錄存放於境外，須透過表格NR2（關於登記冊及公司紀錄存放地點的通知書）向公司註冊處申報保存地點。該通知書須於紀錄存放地點變更後的15日內提交。存放地點如有任何更改，公司亦須在15日內提交更新的NR2表格。公司註冊處會將該紀錄存放地點的資料載於公司登記冊，供公眾查閱。

公司條例要求 下的7年保存期

《公司條例》第373條同時規定，所有會計紀錄須保存至少7年。保存期自紀錄所涉交易完成之日起計算。違反此項規定，公司及其每名負責人可被罰款最高HK$300,000，而每名董事或公司秘書亦可能面對個人法律責任。不論紀錄存放於境內或境外，此保存期要求同樣適用。

境外保存許可 的實際考慮

獲得境外保存許可前，公司必須確保該境外地點能夠讓香港的審計師及稅務局查帳。稅務局有權根據《稅務條例》要求公司提供會計紀錄作查核用途。若紀錄存放於境外，公司須確保能夠在合理時間內（通常為30天內）將紀錄送達香港以供稅務局查閱。否則，稅務局可能拒絕接受該安排，並要求公司將紀錄移回香港。

稅務局查帳 與取閱安排

稅務局在進行實地審核或調查時，會要求公司提供完整的會計紀錄。公司將會計紀錄存放境外，須預先與稅務局協商取閱安排。稅務局通常會要求公司授權香港的稅務代表或審計師代為提取紀錄，或要求公司在香港設置副本以供查閱。未能及時提供紀錄可能導致稅務局發出補加評稅或罰款。

電子紀錄 的適用性

《公司條例》第373條允許公司以電子形式保存會計紀錄，只要該紀錄能夠以可閱讀的形式重現。公司可將掃描文檔或數碼化帳目儲存於境外伺服器。惟公司須確保該電子紀錄系統符合要求：能夠在香港境內隨時查閱、能夠在7年保存期內維持完整性，以及能夠在稅務局要求時以可打印的形式提供。境外雲端儲存服務必須選擇符合香港私隱條例的供應商，避免因數據主權問題導致無法取閱。