如何為新公司委任第一位公司秘書
指導如何為香港新公司委任首位公司秘書，包括資格要求、法律程序及登記步驟。
首次委任公司秘書的程序與注意事項
新公司成立後，首項合規工作之一就是委任公司秘書。《公司條例》(第622章)規定每家香港註冊公司必須最少有一名公司秘書。本文詳述公司秘書的法定資格、委任程序及委任後的登記事項。
委任公司秘書的法定程序
首次委任公司秘書的程序包括三個步驟：確認人選、通過董事會決議，以及提交指定表格。公司秘書的委任生效日為董事會通過決議之日，而非表格送達公司註冊處之日。
公司秘書資格
《公司條例》第154條訂明公司秘書的資格要求：
- 如為自然人，必須通常居住於香港
- 如為法人團體，其註冊辦事處或業務地址必須設於香港
公司不得由唯一董事同時兼任公司秘書。若公司只有一位董事，該人不可同時擔任公司秘書。
秘書委任書
董事會應通過決議委任公司秘書，並取得該人簽署的接受委任書。接受委任書應載明：
- 委任日期
- 公司名稱
- 獲委任人的全名及地址
- 獲委任人的簽署
該文件應由公司保存，毋須提交公司註冊處，但日後查核時須出示。
公司條例要求
《公司條例》(第622章)對公司秘書的委任及責任有明確規定：
- 公司須於註冊辦事處備存登記冊，記錄公司秘書的姓名、地址及委任日期
- 任何變更須於14天內通知公司註冊處
ND2A表格
委任公司秘書後，公司須在委任生效日起14天內，向公司註冊處提交ND2A表格（更改公司秘書及董事通知書）。該表格須載明獲委任人的全名、地址及委任日期。提交方式可經公司註冊處的電子服務網站（）或遞交紙張文本。
秘書責任
公司秘書的法定責任包括：
公司秘書對公司負有受信責任，必須以應有謹慎及技能履行職責。若公司秘書為持牌信託或公司服務提供者（TCSP），其業務須受《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》(第615章)規管。
委任後的合規事項
委任公司秘書後，公司須：
- 更新公司秘書登記冊內的資料
- 保存接受委任書及董事會決議紀錄
- 確保公司秘書知悉其法定責任
- 如公司秘書為法人團體，須確認其已按《公司條例》規定在香港設有業務地址
首次委任公司秘書是新公司合規的重要一步，正確完成上述程序可避免因遺漏或延誤提交表格而產生的罰款及法律責任。
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