法人團體擔任公司秘書的規定

法人團體擔任公司秘書的資格與規定

香港《公司條例》（第622章）明確規定，每間香港註冊的公司均須委任一名公司秘書。該條例並未將公司秘書一職限定為自然人，因此法人團體擔任公司秘書在法律上完全可行。不過，法人團體須符合若干條件，否則委任無效。

公司秘書資格

根據《公司條例》（第622章）的規定，公司秘書可以是：

• 自然人：必須為通常居於香港的居民。
• 法人團體：必須在香港設有註冊辦事處或營業地點。

這項規定同時適用於本地公司及根據《公司條例》第16部註冊的非香港公司。法人團體本身可以是另一間香港註冊公司、海外公司在香港的分行，或者任何具有法律人格的組織，只要該組織在香港擁有實際地址即可。

公司秘書必須是個人, , 何時適用

《公司條例》（第622章）並未強制要求公司秘書必須是個人。條文清楚列出了兩種獲准的委任形式：自然人士或法人團體。因此，「公司秘書必須是個人」的說法並不準確, , 只有在法人團體不符合「在香港設有註冊辦事處或營業地點」此一條件時，才必須改為委任自然人。換言之，選擇權在於公司本身，前提是選定的人選符合法定資格。

公司任秘書條件

要讓一間法人團體合法擔任公司秘書，委任公司必須確認該法人團體：

• 擁有在香港的註冊辦事處或實際營業地址。
• 不是公司的唯一董事（如果公司只有一名董事，該董事不得同時擔任唯一的公司秘書）。
• 在公司註冊處備存的資料中，未有被剔除註冊或處於解散狀態。

此外，如果該法人團體在香港從事信託或公司服務業務，則須持有由公司註冊處發出的TCSP牌照，否則可能觸犯《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第615章）。這項持牌要求自2018年3月1日起生效，無牌經營可被罰款最高HK$100,000及監禁六個月。

公司秘書地址要求

法人團體擔任公司秘書時，其「在香港設有註冊辦事處或營業地點」是一項強制性條件。公司註冊處不會接受一個郵政信箱號碼或虛擬辦公室地址作為公司秘書的聯絡地址。該地址必須是法人團體在香港實際營運或接收法律文件的地方。

如果法人團體的公司秘書地址發生變更，委任公司須透過提交ND2A表格（更改公司秘書及董事通知書）通知公司註冊處，並附上新的詳細資料。該地址會出現在公司註冊處的公開紀錄中，因此必須準確更新。

委任法人團體與委任自然人的主要區別

實務建議

委任法人團體擔任公司秘書，在實務上常見於集團架構，由集團內的另一間子公司或專業服務公司擔任。好處包括：

• 法人團體不會因個人離職而導致公司秘書職位中斷。
• 專業服務公司通常具備合規知識，能及時處理周年申報表（NAR1）、商業登記證續期及利得稅申報等事項。
• 法人團體的責任由公司層面承擔，而非個人。

然而，公司董事仍需注意，法人團體擔任公司秘書時，其地址必須維持在更新狀態。如果該法人團體在港不再設有營業地點，委任即告失效，公司須在14天內提交ND2A表格委任新的公司秘書。

如需查詢具體個案的合規情況，建議諮詢持有TCSP牌照的專業服務公司或法律顧問。