香港公司註冊處及稅務局法定表格簽署人資格說明

香港公司法定表格簽署人資格一覽

提交法定表格是香港公司持續合規的基本工序。每份表格必須由符合資格的人士簽署，否則公司註冊處或稅務局有權拒絕受理。本文按表格類別及職位分類，說明香港公司法定表格簽署人資格，並指出常見錯誤，例如獨任董事兼任秘書的限制。

公司註冊處表格的簽署人規定

公司註冊處根據《公司條例》(第622章) 訂明各類指定表格的簽署要求。簽署人必須是公司現任董事、公司秘書或獲授權簽署人，視乎表格性質而定。

公司秘書簽署表格權限

公司秘書是法定職位，有權簽署多類公司註冊處表格。根據《公司條例》(第622章)，公司秘書可單獨簽署以下表格：

• Form NAR1（周年申報表）：公司秘書可簽署提交。周年申報表須在成立為法團或重新註冊的周年日後42天內提交。私人公司按時提交的註冊費為HK$105；逾期超過42天但3個月內為HK$870，3至6個月內為HK$1,740，6至9個月內為HK$2,610，超過9個月為HK$3,480。已宣布處於不活躍狀態的私人公司可獲豁免提交周年申報表。
• Form ND2A（公司秘書及董事變更通知）：公司秘書可簽署，通知委任或停任。
• ND2B（公司秘書及董事詳情變更通知）：公司秘書可簽署。
• ND4（公司秘書及董事辭任通知）：辭任的公司秘書本人亦可簽署。
• NR1（註冊辦事處地址變更通知）：公司秘書可簽署。
• NR2（登記冊及公司紀錄存放地點通知）：公司秘書可簽署。

注意：若公司只有一名董事，而該董事同時兼任唯一公司秘書，則屬違法。該公司必須另行委任一名公司秘書，或由另一名董事擔任秘書。

董事簽署表格規定

董事是公司管理核心，有權簽署絕大部分公司註冊處表格。董事簽署表格規定因表格而異：

• NNC1（股份有限公司成立表格）：由發起人或董事簽署，須連同IRBR1（商業登記申請）一併提交。
• NNC3（同意出任首任董事書）：由該名董事本人簽署。
• Form ND2A：可由董事簽署，通知另一名董事或秘書的變更。
• ND2B：董事可簽署，更改自身或他人的詳情。
• Form NDR1（私人公司或擔保有限公司撤銷註冊申請）：須由董事簽署。申請撤銷註冊前，公司須已解散債務、取得稅務局不反對通知，並符合《公司條例》(第622章) 第750條的條件。
• NSC1（配發股份申報書）：由董事簽署。
• NSC2（贖回或回購股份申報書）：由董事簽署。
• NNC2（公司名稱變更通知）：由董事簽署。

獨任董事可單獨簽署上述表格，但須注意該董事不得同時兼任唯一公司秘書。

授權簽署人的適用情況

公司章程可授權特定人士（例如總經理、財務總監）簽署指定表格。授權簽署人須持有董事會決議或書面授權，並在提交表格時附上相關證明。公司註冊處接受授權簽署人簽署的表格包括NR1、NR2及部分ND系列表格，但Form NAR1及Form NDR1通常仍須由董事或公司秘書簽署。

稅務局表格簽署人要求

稅務局表格的簽署要求與公司註冊處不同，部分表格須由董事、公司秘書或核數師簽署，視乎表格類別。

稅務局表格簽署人要求

稅務局根據《稅務條例》(第112章) 訂明簽署規定：

• Form BIR51（法人利得稅報稅表）：須由董事、公司秘書或授權簽署人簽署。簽署人須確認報稅表內容真實完整。電子提交透過商業稅務平台進行，簽署要求相同。
• BIR52（非法人利得稅報稅表）：由業務東主或合夥人簽署。
• BIR56A（僱主報稅表）：須由董事、公司秘書或授權人員簽署。此表格連同IR56B（僱員薪酬申報表）一併提交。
• IR56B（僱員薪酬申報表）：由僱主簽署，通常由董事或公司秘書代表公司簽署。
• IR56E（新僱員通知書）：由僱主簽署。
• IR56F（僱員停止受僱通知書）：由僱主簽署。
• IR56G（僱員離港通知書）：由僱主簽署。
• BIR60（個別人士報稅表）：由納稅人本人簽署，不適用於公司代表。

稅務局接受授權簽署人簽署利得稅報稅表，但該授權須以書面形式通知稅務局。常見做法是委任稅務代表（例如核數師或會計師行）代為簽署及提交。

核數師的角色

核數師並非表格簽署人，但對財務報表及利得稅報稅表的附載文件有重要責任。核數師須根據《公司條例》(第622章) 第359條審計財務報表，並簽署核數師報告。小型私人公司如符合條件，可採用報告豁免（SME-FRF及SME-FRS）編製財務報表。核數師報告須隨Form BIR51提交，但核數師本人不簽署報稅表。

電子提交的簽署安排

公司註冊處的電子服務平台（e-Services portal）及稅務局的商業稅務平台均支援電子簽署。電子提交的簽署人資格與紙本提交相同，但簽署形式改為數碼簽署或認證。自2026年4月1日起，屬於跨國企業集團並符合合併收入達7.5億歐元門檻的公司，須強制以iXBRL格式電子提交利得稅報稅表。稅務局目標在2030年全面推行電子提交。

常見錯誤及注意事項

1. 獨任董事兼任秘書：若公司只有一名董事，該董事不得兼任公司秘書。違反此規定會導致表格被拒。
2. 授權簽署人未獲書面授權：授權簽署人須持有董事會決議或授權書，否則公司註冊處或稅務局可拒絕受理。
3. 周年申報表逾期提交：Form NAR1須在42天內提交，否則註冊費大幅增加。不活躍公司仍須提交該年度的周年申報表，除非在42天限期前已宣布不活躍。
4. 撤銷註冊申請簽署人錯誤：Form NDR1須由董事簽署，公司秘書或授權簽署人不可代簽。
5. 稅務局表格簽署人與公司註冊處表格混淆：Form BIR51可由授權簽署人簽署，但Form NAR1通常須由董事或公司秘書簽署。

總結

公司董事及公司秘書應熟悉各類法定表格的簽署人資格，並確保每次提交均符合《公司條例》(第622章) 及《稅務條例》(第112章) 的規定。如有疑問，應查閱公司註冊處指定表格索引或稅務局表格索引，或諮詢持牌信託或公司服務提供者（TCSP）。