如何更換香港公司的公司秘書

香港公司更換公司秘書的步驟與表格

《公司條例》（第622章）規定每間香港註冊公司必須委任至少一名公司秘書。更換秘書須遵循法定程序，向公司註冊處提交指定表格。本文說明更換公司秘書的三種常見情況，以及對應的表格和提交要求。

公司秘書委任

委任新任公司秘書必須以書面決議或董事會決議通過。決議通過後，公司須在變更發生後的15天內向公司註冊處提交表格ND2A（公司秘書及董事委任或停任通知）。表格ND2A同時涵蓋委任和停任，若舊秘書辭任而新秘書同時上任，一份ND2A即可處理兩項變更。

提交表格ND2A時，公司須填寫新任秘書的全名、地址、身份證號碼（個人）或公司註冊編號（法團），以及委任生效日期。提交渠道為公司註冊處的電子服務平台（e-Services portal）或親身遞交紙本表格。

公司秘書辭任

公司秘書辭任時，秘書本人或公司均可提交表格ND4（公司秘書及董事辭任通知）。表格ND4須在辭任生效後的15天內提交。辭任通知應包含辭任秘書的姓名、辭任生效日期，以及辭任原因（如適用）。

若公司同時委任新秘書接替辭任者，則應使用表格ND2A而非ND4。ND4僅適用於秘書辭任而未有即時接任者的情況。若公司因秘書辭任而導致沒有秘書在任，公司須在14天內委任新秘書，否則可能違反《公司條例》（第622章）的規定。

更改秘書資料

若公司秘書的個人資料（如姓名、地址或身份證號碼）發生變更，公司須提交表格ND2B（公司秘書及董事詳情變更通知）。表格ND2B同樣須在變更發生後的15天內提交。

常見的資料變更包括： - 秘書更改姓名（如結婚後改姓） - 秘書更改通訊地址 - 秘書更改身份證明文件號碼

表格ND2B不適用於委任或辭任，僅用於更新現任秘書的資料。提交時須註明變更的生效日期。

表格ND2A提交

表格ND2A是更換公司秘書最常用的表格，因為它同時處理委任和停任。提交表格ND2A時，公司須注意以下幾點：

• 表格須由公司董事或公司秘書簽署
• 若委任的法團秘書，須填寫其公司註冊編號及註冊辦事處地址
• 若委任的個人秘書，須填寫其香港身份證號碼或護照號碼
• 提交費用為HK$15（電子提交）或HK$30（紙本提交）

公司註冊處的電子服務平台接受以PDF格式上載的表格，並提供即時確認。紙本表格則可親身遞交或郵寄至公司註冊處。

秘書資格要求

《公司條例》（第622章）對公司秘書的資格有明確規定。公司秘書必須是： - 通常居於香港的個人（ordinarily resident in Hong Kong），或 - 在香港設有註冊辦事處或營業地點的法團（body corporate）

若公司只有一名董事，該董事不能同時擔任唯一的公司秘書。獨任董事公司必須委任另一人（可以是另一名董事或外部人士）擔任秘書。

此外，提供信託或公司服務業務的人士須持有信託或公司服務提供者（TCSP）牌照，否則可能觸犯《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第615章），最高可被罰款HK$100,000及監禁六個月。

提交時限與後果

所有更換公司秘書的表格（ND2A、ND2B、ND4）均須在變更發生後的15天內提交。逾期提交可能導致罰款。公司註冊處會將提交的資料更新至公司紀錄，並在公開查冊中顯示最新的秘書資料。

若公司未能在秘書辭任後及時委任新秘書，公司可能被視為違反《公司條例》（第622章）的規定，公司及其每名責任人可被罰款。建議公司在秘書辭任前已準備好接任人選，以避免出現空缺。

常見問題

問：更換公司秘書是否需要董事會決議？ 答：需要。更換秘書須經董事會通過書面決議或召開會議決議。決議記錄應保存在公司紀錄中。

問：秘書辭任後，公司可否不委任新秘書？ 答：不可以。根據《公司條例》（第622章），公司必須時刻有一名秘書在任。秘書辭任後，公司須在14天內委任新秘書。

問：秘書資料變更是否必須通知公司註冊處？ 答：是。任何秘書資料變更（如地址、姓名）均須在15天內提交表格ND2B。

問：可否委任海外人士擔任公司秘書？ 答：可以，但該人士必須通常居於香港。若秘書並非通常居於香港，則公司須委任一家在香港有註冊辦事處或營業地點的法團擔任秘書。

問：提交表格ND2A後，何時會更新公司紀錄？ 答：公司註冊處通常在收到表格後的7個工作天內更新紀錄。電子提交的處理時間較短。