如何申請表格AD更正文書錯誤

表格AD文書錯誤更正申請程序

當你向公司註冊處提交文件後，發現文件內容含有打字錯誤或其他文書錯誤，你需要使用表格AD文書錯誤更正申請來修正已存檔的記錄。這份申請直接向公司註冊處處長提出，目的是更正已登記文件中的無心之失，而非更改公司實質的商業決定。

文書錯誤更正表格AD的適用情況

文書錯誤更正表格AD適用於已提交至公司註冊處的法定文件，例如周年申報表NAR1、董事或公司秘書變更通知ND2A、註冊辦事處地址變更通知NR1等。常見的可更正錯誤包括：公司名稱串寫錯誤、董事姓名拼寫錯誤、股份數目誤填、註冊辦事處地址門牌號碼錯漏等。這類錯誤必須是明顯的文書或打字錯誤，而非涉及商業判斷的內容變更。如果錯誤影響到文件的實質內容，例如需要更改董事任命或股份分配，則應提交新的指定表格而非使用表格AD。

Form AD Rectification of Error 的提交要求

提交Form AD Rectification of Error時，申請人必須提供以下資料： - 公司名稱及公司編號 - 需要更正的原始文件名稱及提交日期 - 清楚列明錯誤的具體位置及正確內容 - 支持證據，證明該錯誤確屬文書性質

公司註冊處處長有權要求申請人提供額外證據，包括法定聲明或法庭命令，以確認更正的合理性。申請應由公司秘書或獲授權的董事簽署。

公司註冊處文件更正的所需證據

支持公司註冊處文件更正的證據因錯誤類型而異。對於明顯的打字錯誤，例如字母順序顛倒或數字錯位，通常只需提交一份由公司秘書簽署的解釋函，連同表格AD一併遞交。對於較複雜的錯誤，例如文件中的日期或名稱與公司記錄不符，公司註冊處可能要求提交以下文件： - 公司董事會決議，確認該錯誤屬無心之失 - 經核證的真確副本（certified true copy）顯示正確資料 - 如涉及已簽署的合約或協議，需提供該合約的正確版本 - 在極端情況下，可能需要取得法庭命令以確認更正

Rectification of Clerical Error Form 的提交渠道

Rectification of Clerical Error Form 可透過以下渠道提交： - 電子提交：透過公司註冊處的e-Services Portal（https://www.eregistry.gov.hk/）提交電子版本的表格AD。電子提交可加快處理時間，並即時獲得確認。 - 紙本提交：將填妥的表格AD連同支持證據，親身遞交或郵寄至公司註冊處的辦事處。紙本提交需支付指定費用，處理時間較電子提交長。

提交後，公司註冊處會審核申請。如申請獲批，處長會在公司登記冊上作出更正，並發出經更正的文件的核證副本。如申請被拒，處長會書面通知申請人並說明理由。

公司秘書在更正程序中的角色

公司秘書在表格AD申請程序中擔當關鍵角色。由於公司秘書負責保管法定紀錄及提交法定文件，他們最清楚文件中的錯誤是否屬於文書性質。公司秘書應： - 核對原始文件與公司內部記錄，確認錯誤性質 - 準備支持證據，包括董事會決議及解釋函 - 確保表格AD填寫完整，並附上所有所需文件 - 跟進公司註冊處的審核進度，並回應任何查詢

如果公司沒有內部公司秘書，應委託持牌信託或公司服務提供者（TCSP license holder）處理申請。

更正申請的費用及處理時間

公司註冊處就表格AD申請收取指定費用。費用金額取決於申請的複雜程度及提交渠道。電子提交通常費用較低，紙本提交則較高。處理時間方面，簡單的更正申請（例如明顯的打字錯誤）可在數個工作日內完成；涉及較多證據或需要額外審查的申請，則可能需要數星期。申請人應預留足夠時間，特別是當更正影響到其他法定申報期限時。

避免常見的申請錯誤

提交表格AD時，常見的錯誤包括： - 未附上足夠的支持證據 - 錯誤描述與原始文件不符 - 申請人簽署不完整或未經授權 - 使用過時的表格版本

為避免延誤，申請人應先查閱公司註冊處的指定表格索引（https://www.cr.gov.hk/tc/forms/specified.htm），確認使用最新版本的表格AD。如有疑問，可諮詢專業的公司秘書或會計師。

商業登記證的更正

請注意，商業登記證由稅務局根據《商業登記條例》（第310章）簽發，並非由公司註冊處管理。因此，商業登記證上的錯誤應直接向稅務局申請更正，而非使用表格AD。稅務局有獨立的更正程序，通常需要提交書面申請及相關證明文件。

總結

表格AD文書錯誤更正申請是修正已提交公司註冊處文件中文書錯誤的法定途徑。申請人必須提供清楚的支持證據，並透過適當渠道提交。公司秘書應全程參與，確保申請順利完成。如需進一步資料，請瀏覽公司註冊處官方網站或諮詢專業顧問。