Form NN2 終止授權代表通知詳解

Form NN2 終止授權代表通知詳解

非香港公司（即根據《公司條例》（第622章）第16部在香港登記的境外公司）必須指定一名授權代表，作為公司與公司註冊處之間的通訊聯絡人。當該代表不再擔任職位，或公司決定更換人選時，必須向公司註冊處提交Form NN2，即終止授權代表通知。本頁詳細解釋Form NN2的用途、填寫要求、提交程序及相關法律責任。

為甚麼需要終止授權代表

授權代表是非香港公司在香港法律下的指定聯絡人，負責接收公司註冊處的正式文件及法律程序文件。根據《公司條例》（第622章），非香港公司必須持續有一名授權代表。當現任代表離職、去世、辭任，或公司決定更換代表時，公司有責任向公司註冊處提交Form NN2，正式通知終止該代表的授權。未能及時通知可能導致公司被視為未有遵從登記規定，影響公司的登記狀態。

NN2 表格填寫指引

提交Form NN2時，必須填寫以下資料： - 公司的非香港公司編號及名稱 - 被終止授權的代表的姓名或名稱 - 終止生效日期 - 公司授權簽署人的簽署及日期

表格須以中文或英文填寫。如代表為自然人，須提供其全名；如為公司，須提供其註冊名稱。終止生效日期不得早於提交日期，通常應為提交當日或之後的日期。公司註冊處不會接受追溯生效的終止通知。

非香港公司代表的法律責任

授權代表並非公司董事或公司秘書，但其角色具有法定效力。代表須確保公司註冊處的通訊能夠有效送達。若公司未有在指定代表終止後及時提交Form NN2，公司註冊處可能因無法聯絡公司而啟動剔除登記程序。此外，根據《公司條例》（第622章），公司對其授權代表的作為負有法律責任。代表辭任後，公司必須在合理時間內提交終止通知，否則代表可能仍需承擔聯絡責任。

更改授權代表的完整流程

當公司需要更改授權代表時，應同時提交兩份表格： 1. Form NN2（終止授權代表通知）－ 通知公司註冊處現任代表的授權終止 2. Form NN2不能用作委任新代表；委任新代表須使用Form NN1（非香港公司註冊申請）中的相關部分，或另行提交指定代表的書面通知

建議公司在提交Form NN2前，先確認新任代表已同意接受委任，並備妥其同意書。若終止與委任同日生效，Form NN2的終止生效日期應與委任通知的生效日期一致，以免出現授權空窗期。

提交期限、費用及簽署人資格

Form NN2應在授權代表終止後盡快提交。公司條例並未訂明具體天數的提交期限，但公司註冊處建議在終止後15天內提交，以避免延遲引起的行政問題。

費用：提交Form NN2無須繳付費用。公司註冊處只收取特定表格的登記費（如周年申報表NAR1），終止代表通知本身不收費。

簽署人資格：Form NN2可由以下人士簽署： - 公司的董事 - 公司的公司秘書 - 獲公司正式授權的代表（須附授權文件）

簽署人須為自然人，不得以公司名義簽署。公司註冊處可能要求查閱簽署人的授權文件，因此建議保留簽署授權的書面記錄。

電子提交選項

公司註冊處的電子服務（e-Services portal）支援Form NN2的電子提交。透過www.eregistry.gov.hk，公司可上載填妥的表格及相關文件，並即時獲取提交確認。電子提交比紙張提交更快，且可減少因表格遺失或郵遞延誤引起的風險。未使用電子服務者，可將紙張表格連同所需文件郵寄或親身遞交至公司註冊處的辦事處。

未有及時通知的後果

若公司未有提交Form NN2，公司註冊處的登記冊將顯示舊代表仍然在任。這可能導致： - 公司無法有效接收公司註冊處的重要通訊，如繳付周年申報表費用或回應查詢的限期 - 舊代表可能因無法聯絡公司而向公司註冊處申報辭任，公司因而被視為未有指定代表 - 公司可能被公司註冊處根據《公司條例》（第622章）第16部剔除登記，最終導致公司解散 - 公司董事及公司秘書可能因違反法定責任而被檢控

為避免上述後果，公司應在代表變更後立即處理Form NN2的提交，並保留提交證明以備查閱。