香港公司秘書年度合規日曆

香港公司秘書年度合規日曆

對於每間香港公司而言，掌握年度合規要求是公司秘書的基本職責。這份公司秘書合規日曆以月曆形式列出全年必須處理的關鍵合規任務，包括周年申報、商業登記續期、會計記錄保存等，並標明每項工作的法定期限。公司秘書應根據公司的成立日期、會計參考日期及稅務局發出的報稅表，制定專屬的合規時間表。

周年申報表（Form NAR1）, , 公司年度申報核心

根據《公司條例》(第622章)，每間香港公司必須在「申報日期」（即公司成立或遷冊的周年日）後的42天內，向公司註冊處交付周年申報表（Form NAR1）。這項工作是公司秘書年度工作中最常被遺漏的環節之一。

按時交付的登記費為HK$105（私營公司）。若逾期交付，費用會大幅增加： - 超過42天但不超過3個月：HK$870 - 超過3個月但不超過6個月：HK$1,740 - 超過6個月但不超過9個月：HK$2,610 - 超過9個月：HK$3,480

值得注意的是，已申報為「不活躍公司」（dormant company）的私營公司可獲豁免交付周年申報表。但若公司在42天期限屆滿後才作出不活躍聲明，該年度仍須按時交付NAR1。

香港公司合規時間表, , 按會計年度規劃任務

公司秘書的年度工作應以公司的會計參考日期為基礎編排。一般流程如下：

1. 會計年度結束後：整理會計紀錄，準備財務報表。根據《公司條例》，會計紀錄必須保存至少7年。
2. 審計階段：香港公司必须委任持有香港會計師公會（HKICPA）執業證書的註冊會計師進行審計。小型私營公司如符合《公司條例》第359條的條件，可採用報告豁免（SME-FRF及SME-FRS）編製財務報表。
3. 周年申報：在申報日期（成立周年日）後的42天內提交NAR1。
4. 利得稅報稅：稅務局通常會在會計年度結束後發出BIR51（公司利得稅報稅表），一般需在發出日起一個月內提交。若已委任稅務代表，稅務局會透過「整批延期」安排，按會計日期設定較後期限。

公司合規重要日期, , 不可錯過的法定時限

以下是公司秘書必須記錄的重要日期：

合規事項	法定時限	相關表格/機構
周年申報表	成立周年日後42天內	NAR1 / 公司註冊處
商業登記續期	商業登記證屆滿前1個月	稅務局（IRD）
利得稅報稅表	按稅務局發出的期限（通常1個月）	BIR51 / 稅務局
僱主報稅表	每年4月發出，約1-2個月內提交	BIR56A及IR56B / 稅務局
重要控制人登記冊更新	發生變動後即時更新	備存於註冊辦事處
董事/公司秘書變更	變更後15天內	ND2A / 公司註冊處
註冊辦事處地址變更	變更後15天內	NR1 / 公司註冊處

香港公司年報時間表, , 從會計年度到申報截止

編排年度工作時，可參考以下時間表：

• 會計年度結束日（例如12月31日）
• 審計完成：建議在會計年度結束後3-6個月內完成
• 周年申報：以成立周年日為基準計算42天
• 利得稅申報：稅務局整批延期安排通常給予會計年度結束後約7-8個月的報稅期限
• 商業登記證續期：留意商業登記證（Business Registration Certificate）的屆滿日期。商業登記證由稅務局根據《商業登記條例》(第310章)簽發，可選擇1年或3年有效期。

商業登記及利得稅合規

商業登記證續期是公司秘書年度工作中的另一項固定任務。稅務局會在商業登記證屆滿前約1個月發出續期通知。公司必須按時繳付登記費，否則可能被罰款。

利得稅方面，香港採用地域來源原則，僅對源自或產生自香港的利潤課稅。公司須按兩級稅率繳稅：首HK$2,000,000應評稅利潤按8.25%課稅，其餘利潤按16.5%課稅。需要注意的是，同一集團內只有一間公司可選用兩級稅率。

重要控制人登記冊及公司秘書職責

自2018年3月1日起，每間香港公司必須備存重要控制人登記冊（Significant Controllers Register）。重要控制人一般指持有超過25%已發行股份或投票權的人士。公司必須指定一名代表協助執法機構查閱。該登記冊備存於香港的註冊辦事處或指定地點，不向公眾開放查閱。

公司秘書亦須確保以下法定登記冊的更新： - 成員登記冊（Register of Members） - 董事及公司秘書登記冊 - 押記登記冊（Register of Charges） - 重要控制人登記冊

如登記冊備存地點並非註冊辦事處，須向公司註冊處提交NR2表格。

周年大會及書面決議

根據《公司條例》，私營公司可選擇不舉行周年大會（Annual General Meeting）。業務可透過書面決議（Written Resolution）處理，而無需召開會議。這項安排為公司秘書節省了籌備會議的時間，但須確保所有股東同意書面決議的程序。

公司秘書年度工作總結

總結來說，公司秘書的年度合規工作涵蓋： 1. 按時提交周年申報表（NAR1）及繳付登記費 2. 處理商業登記證續期 3. 確保會計紀錄保存7年及完成審計 4. 按時提交利得稅報稅表（BIR51）及相關補充表格 5. 更新重要控制人登記冊及其他法定登記冊 6. 處理董事、公司秘書及註冊辦事處變更的申報 7. 留意公司遷冊（re-domiciliation）的相關要求（自2025年5月23日起生效的香港遷入機制）

建議公司秘書使用電子服務平台提交文件。公司註冊處的e-Services Portal及稅務局的Business Tax Portal均接受電子提交，可減少文書處理時間。自2026年4月1日起，符合條件的跨國企業集團須強制以電子方式提交利得稅報稅表，並以iXBRL格式標記財務報表及稅項計算表。

每間公司的具體合規日期取決於其成立日期、會計參考日期及稅務局發出的報稅表，因此公司秘書應為每間公司建立獨立的合規日曆，確保不會錯過任何法定時限。