香港重要控制人登記冊要求完整指南

詳述香港公司秘書設立及維護重要控制人登記冊的法定要求與操作步驟。

Updated 23 September 2026

根據《公司條例》(第622章)，自2018年3月1日起，所有在香港成立的公司均須備存重要控制人登記冊。這項法定要求旨在提升公司擁有權和控制權的透明度，協助執法機構打擊洗錢及恐怖分子資金籌集活動。公司秘書及董事必須了解並履行相關責任，否則公司及其每名責任人可被處罰款，情節嚴重的可被監禁。

公司須採取合理步驟，識別對公司有重大控制權的人。重要控制人包括兩類：一為「須登記人士」，即直接或間接持有公司已發行股份25%以上或投票權25%以上的個人；二為「須登記法律實體」，即符合相同條件的公司或合夥等實體。此外，如某人能透過其他方式對公司行使或實際行使重大影響或控制，亦屬重要控制人。

公司須向已知或合理相信為重要控制人的人士發出通知，要求其提供所需資料。收到通知的人士須在1個月內回覆。公司亦須向任何知道重要控制人身分的人士發出通知。如重要控制人未在指定期限內回覆，公司應將該情況記錄在登記冊內。

重要控制人登記冊保存地點必須是公司的註冊辦事處，或香港境內另一個指明地點。如登記冊並非存放於註冊辦事處，公司須以表格NR2向公司註冊處申報該指明地點的地址。登記冊必須備存在香港境內，不得存放於境外。

公司秘書在決定保存地點時，應確保該地點安全且可供查閱。登記冊須以英文或中文備存，內容須清晰可讀。如登記冊有任何更改，公司須在更改發生後的7日內，將更改詳情記入登記冊。

公司必須指定至少一名「指定代表」，以協助執法機構查閱重要控制人登記冊。指定代表須為以下其中一類人士： - 公司的成員（股東）、董事或公司秘書 - 在香港居住的個人 - 在香港設有註冊辦事處或營業地點的律師行或會計師行

指定代表的姓名或名稱及聯絡資料須記入登記冊。如指定代表有所變更，公司須在變更後的7日內更新登記冊。指定代表的責任包括：應執法機構要求，提供登記冊以供查閱，以及回答有關登記冊內容的問題。

公司秘書在重要控制人登記冊的設立和維護中擔當關鍵角色。具體職責包括：

設立登記冊：確保公司備存符合《公司條例》(第622章)附表5A規定的登記冊，內容包括每名重要控制人的姓名、身份證或護照號碼、住址或註冊地址、成為重要控制人的日期、控制性質等。
發出通知：向已知或合理相信為重要控制人的人士發出法定通知，要求其提供資料。
更新記錄：在收到重要控制人的資料變更通知後7日內更新登記冊。
備存通知記錄：保存公司發出的所有通知及收到的回覆，備存期至少6年。
協調董事會：確保董事了解其在識別重要控制人方面的責任，並定期檢討登記冊的準確性。

重要控制人登記冊不公開查閱。公眾人士無權查閱登記冊內容。這項安排保障了重要控制人的私隱，同時讓執法機構在需要時取得相關資料。

以下機構有權查閱登記冊： - 香港警務處 - 廉政公署 - 海關 - 公司註冊處 - 稅務局 - 其他獲授權的執法機構

執法機構可要求公司或其指定代表在指定時間和地點出示登記冊，以供查閱。公司須在收到要求後立即配合，否則可能被罰款。

重要控制人登記冊須在公司備存，直至公司解散為止。公司解散後，登記冊須按《公司條例》(第622章)的規定保存至少6年。

公司須定期檢討登記冊的準確性。如重要控制人的資料有所變更，公司須在知悉變更後的7日內更新登記冊。公司亦須每年在提交周年申報表（表格NAR1）前，確認登記冊內容仍然準確。

如公司未備存重要控制人登記冊，或未在指定期限內更新登記冊，公司及其每名責任人（包括董事及公司秘書）可被處罰款。根據《公司條例》(第622章)，最高罰款可達HK$25,000，如持續違規，每日可另處罰款HK$700。情節嚴重的，責任人可被監禁。

公司秘書應將重要控制人登記冊的維護納入公司合規日程，並與董事會定期溝通，確保登記冊資料準確。如公司委任第三方服務提供者處理登記冊事宜，該服務提供者須持有信託或公司服務提供者牌照（TCSP牌照），否則可能違反《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》(第615章)。

公司註冊處已發布《重要控制人登記冊指引》，公司秘書應參考該指引以確保符合法定要求。如有疑問，應諮詢專業顧問。

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