如何為香港公司委任董事及所需表格

香港公司委任董事步驟及表格

委任新董事是香港公司持續合規中的常見事項。正確執行整個程序, , 從內部決議到提交法定表格, , 能避免日後的處罰及登記冊紀錄混亂。以下逐步說明香港公司委任董事的法定程序及所需文件。

公司秘書通知董事變更的責任

公司秘書負責確保董事變更獲適當記錄及申報。根據《公司條例》(第622章)，公司須在委任生效後的指定期限內，向公司註冊處提交變更通知。公司秘書亦須同時更新公司內部的董事登記冊。若公司秘書為外判服務提供者，須持有信託或公司服務提供者牌照（TCSP licence）。

委任董事表格：ND2A 及 ND2B

向公司註冊處申報董事變更，主要使用兩份指定表格：

• ND2A：用於通知董事（或公司秘書）的委任或停任。表格內須填寫新董事的全名、身份證號碼、住址（或登記地址）、委任日期及職位類別（執行、非執行或備任董事）。
• ND2B：用於通知現任董事或公司秘書的資料變更，例如住址、姓名或護照號碼的更新。

兩份表格均可經公司註冊處的 e-Services 平台電子提交，或以紙張形式遞交。紙張表格須由一名董事或公司秘書簽署。提交 ND2A 時無須同時繳付註冊費。

董事登記冊更新

公司必須在其董事登記冊中記錄每名董事的詳細資料，包括： - 姓名及曾用名 - 住址（或登記地址） - 身份證或護照號碼 - 委任日期及停任日期

登記冊須備存於公司的註冊辦事處或公司註冊處已獲通知的其他地點（使用表格 NR2 申報）。公眾有權查閱該登記冊。董事登記冊的資料須與公司註冊處的紀錄一致，否則可能被視為違規。

公司條例對董事的法定要求

《公司條例》(第622章) 對董事設有若干基本要求： - 自然人：董事必須為自然人。法團（即另一家公司）可擔任董事，但該法團須同時委任一名自然人作為其代表。 - 通常居港：公司須至少有一名董事為自然人，並通常居於香港。此要求旨在確保公司能與當地負責人保持聯繫。 - 年齡：董事必須年滿18歲。 - 備任董事：若公司擬指定法團董事，須同時委任一名備任董事（reserve director），以備該法團董事因故不能行事時接替。

若新董事不滿足上述條件，公司須在委任前先作合適性評估。任何違反法定要求的委任均屬無效，並可能導致公司及其負責人被檢控。