香港公司更換秘書的步驟與所需文件

香港公司更換秘書的步驟與所需文件

每間香港註冊公司均須根據《公司條例》(第622章)委任一名公司秘書。當現任秘書離職或公司決定更換人選時，董事及公司秘書須按法定程序向公司註冊處申報變更。本文說明更換公司秘書的步驟、所需表格及提交時限。

更換公司秘書的法定表格

公司秘書的變更主要涉及三份公司註冊處的指明表格：

• Form ND2A：用於申報公司秘書或董事的委任或停任。當舊秘書離職及新秘書上任時，須提交此表格。
• Form ND2B：用於申報公司秘書或董事的詳情變更。若同一人繼續擔任秘書，但其姓名、地址或其他個人資料有更改，則使用此表格。
• Form ND4：用於申報公司秘書或董事的辭任。若秘書單方面辭職，公司須提交ND4表格通知公司註冊處。

委任公司秘書的資格要求

新任公司秘書必須符合《公司條例》(第622章)的規定。秘書可以是自然人，須通常居於香港；也可以是法人團體，但其註冊辦事處或業務場所須設於香港。若公司只有一名董事，該董事不得同時兼任唯一的公司秘書。

公司秘書辭任的處理

當公司秘書辭任時，公司應盡快安排替代人選。秘書本人或公司均可提交ND4表格，通知公司註冊處該秘書已停止任職。提交ND4時，表格須載明辭任日期及原因。公司註冊處收到通知後會更新公司紀錄。

更改公司秘書的提交時限

所有變更通知必須在變更發生後的15天內送交公司註冊處。逾期提交可能導致罰款。提交方式可選擇電子提交（透過公司註冊處的e-Services portal）或紙本提交。電子提交一般較快，且費用較低。

ND2B表格的用途

若公司秘書的個人資料（例如住址或姓名）有變，但該秘書並無離職，則須提交ND2B表格申報變更後的詳情。此表格同樣須在變更後15天內提交。

不合規的後果

未按時提交ND2A、ND2B或ND4表格，公司及其每名責任人可能被檢控，最高可被罰款HK$50,000。持續違規可能導致公司被公司註冊處剔除註冊（struck off），影響公司運作及銀行帳戶。

實務步驟總結

1. 確認新秘書人選符合法定資格。
2. 取得現任秘書的辭任通知（如有）。
3. 填妥ND2A（委任及停任）及／或ND4（辭任）。
4. 在變更後15天內提交表格至公司註冊處。
5. 更新公司的法定紀錄冊，包括秘書登記冊及重要控制人登記冊（如適用）。

如需查閱最新版本的指明表格，請瀏覽公司註冊處的指明表格索引：https://www.cr.gov.hk/tc/forms/specified.htm。