所有香港公司是否必須設有公司秘書

所有香港公司是否必須設有公司秘書

根據《公司條例》(第622章)，每間在香港註冊的有限公司必須設有公司秘書。此規定適用於所有類型的有限公司，包括私人股份有限公司、公眾股份有限公司及擔保有限公司。無限公司則不受此項規定約束。

香港公司秘書強制性

《公司條例》第154條明確規定，每間公司必須委任一名公司秘書。公司秘書負責處理公司的法定申報、保存法定登記冊、安排董事會及股東會議，並確保公司遵守《公司條例》。公司註冊處會透過審查周年申報表及其他法定文件，監察公司是否已委任公司秘書。這項要求具有強制性，公司不能選擇不委任。

公司秘書法定要求

公司秘書的資格受《公司條例》第475條規管。如委任個人擔任公司秘書，該人必須通常居於香港（ordinarily resident in Hong Kong）。如委任法人團體（例如秘書公司）擔任公司秘書，該法人團體必須在香港設有註冊辦事處或營業地點。公司秘書不必是香港居民，但必須符合上述居住或營業地點的要求。

公司必須設秘書

所有有限公司均須設有公司秘書。不論公司規模大小、業務活躍與否，或是否處於休眠狀態，此要求依然適用。即使公司已向公司註冊處申報為休眠公司，仍須維持公司秘書的委任。唯一的例外是無限公司，因為《公司條例》不適用於無限公司的公司秘書規定。

公司條例秘書規定

《公司條例》對公司秘書的委任、辭任及變更有詳細的申報規定。公司須在以下情況下向公司註冊處提交指定表格： - 委任或終止公司秘書：提交表格ND2A - 更改公司秘書的詳情：提交表格ND2B - 公司秘書辭任：提交表格ND4

唯一董事的兼任限制

《公司條例》第154條同時規定，如公司只有一名董事，該名唯一董事不得同時兼任公司的唯一公司秘書。此限制旨在確保公司秘書能夠獨立履行其法定職責，避免利益衝突。在這種情況下，公司可委任另一名自然人或一家秘書公司擔任公司秘書。

不委任公司秘書的後果

公司如未能遵守《公司條例》有關公司秘書的規定，可能面臨以下後果： - 公司及其每名責任人（包括董事）可被檢控，一經定罪，可處罰款 - 公司註冊處可能拒絕接納周年申報表及其他法定文件 - 長期違規可能導致公司被公司註冊處從登記冊中剔除（struck off） - 公司秘書職位空缺可能影響公司簽署法定文件的能力

如何委任公司秘書

公司可在成立時於表格NNC1上填寫首任公司秘書的資料，或在成立後透過提交表格ND2A委任新公司秘書。公司亦可委任持有信託或公司服務提供者（TCSP）牌照的專業服務公司擔任公司秘書，以確保合規。公司秘書的委任須在公司註冊處的紀錄中反映，並須在公司的公司秘書登記冊中記錄。