香港公司董事登記冊的法定內容與保存規定

香港公司董事登記冊的法定紀錄要求

《公司條例》(第622章)規定每間香港公司必須備存一份董事登記冊，記錄所有現任及前任董事的詳細資料。這份香港公司董事登記冊是公司的核心法定紀錄之一，與成員登記冊、公司秘書登記冊及押記登記冊同屬必備文件。

董事登記冊內容

董事登記冊必須記錄以下資料： - 董事的全名（英文名須包括姓氏及名字） - 通常住址 - 委任日期 - 離任日期（如適用） - 其他董事職位 - 同意出任董事的書面同意書

法定紀錄

法定紀錄包括董事登記冊、成員登記冊、公司秘書登記冊及重要控制人登記冊。這些紀錄必須備存於公司的註冊辦事處或香港境內的另一指定地點。若存放地點並非註冊辦事處，公司須以表格NR2通知公司註冊處。

董事名冊

董事名冊即董事登記冊，須載有每名董事的詳細個人資料。公司必須確保資料準確及最新。董事的住址或姓名如有變更，公司應在變更發生後盡快更新登記冊。

公司登記冊

公司登記冊泛指公司須備存的所有法定紀錄，包括董事登記冊、成員登記冊及公司秘書登記冊。這些紀錄須可供查閱，但公眾查閱權限各有不同。董事登記冊中的通常住址資料，公眾只能查閱部分內容。

香港公司紀錄

香港公司紀錄的保存期限有明確規定。會計紀錄須保存最少7年。董事登記冊則須持續保存，即使董事已離任，其資料仍須保留在登記冊內。

更改董事資料的通知程序

董事資料如有變更，例如地址更改，公司須在變更發生後15天內以表格ND2B通知公司註冊處。如涉及董事的委任或離任，則須使用表格ND2A。這些表格可經公司註冊處的電子服務平台提交。

查閱及罰則

公司須讓董事及成員免費查閱董事登記冊。公眾亦可付費查閱。未能按規定備存或更新董事登記冊，公司及其每名責任人可被罰款，最高罰款額為HK$25,000，持續違規則每日另加罰款HK$700。