如何在香港公司委任或罷免董事

香港公司委任或罷免董事所需表格與程序

申報香港公司委任或罷免董事，必須使用指定的法定表格並按時提交。不同董事變更情況（委任、辭任、更改資料、備任董事）對應不同表格（ND2A、ND2B、ND4、ND5、ND7、ND8）。以下說明各表格的填寫要點及透過公司註冊處電子提交系統（e-Services portal）的處理流程。

更改公司董事資料

董事個人資料如有變更，公司須向公司註冊處申報。使用 Form ND2B（Notice of Change in Particulars of Company Secretary and Director）。此表格用於董事或公司秘書的資料變更，而非職位變動。

填寫 ND2B 時須提供： - 公司名稱及公司編號 - 變更前的資料 - 變更後的資料 - 變更日期

提交期限為變更發生後的 15 天內。逾期提交可能引致罰款。ND2B 可經公司註冊處的 e-Services portal 以電子方式提交，或親身到金鐘道政府合署提交紙本。

董事辭任通知書

董事辭任時，公司須向公司註冊處申報。使用 Form ND4（Notice of Resignation of Company Secretary and Director）。此表格同時適用於公司秘書辭任。

ND4 的填寫要點包括： - 辭任董事的全名及身份 - 辭任生效日期 - 公司確認已收到辭任通知

提交期限同樣為 15 天。辭任通知書（ND4）與董事向公司發出的辭職信不同。公司須保留辭職信作為內部記錄，ND4 則是向公司註冊處申報的法定文件。

公司秘書董事變更

委任或罷免董事（以及公司秘書）時，使用 Form ND2A（Notice of Change of Company Secretary and Director (Appointment or Cessation)）。此表格涵蓋以下情況： - 委任新董事或公司秘書 - 罷免現任董事或公司秘書 - 同時委任及罷免

填寫 ND2A 時須提供： - 新任董事或公司秘書的全名、住址、身份證號碼 - 委任或罷免的生效日期 - 新任董事的同意書（Consent to Act）

根據《公司條例》（第622章），每間香港公司必須委任至少一名董事，並須委任一名公司秘書。公司秘書必須是通常居於香港的自然人，或在香港設有註冊辦事處或營業地點的法人團體。如公司只有一名董事，該董事不得同時兼任公司秘書。

ND2A 的提交期限為變更發生後的 15 天內。逾期提交的罰款為每次 HK$1,500 至 HK$5,000 不等，視乎違規持續時間。

備任董事提名

備任董事制度適用於某些公司章程允許的情況。備任董事的提名、罷免或資料變更，使用以下表格：

• Form ND5（Notice of Change of Reserve Director (Nomination or Cessation)）：提名或終止備任董事。
• Form ND7（Notice of Change in Particulars of Reserve Director）：更改備任董事的個人資料。
• Form ND8（Notice of Resignation of Reserve Director）：備任董事辭任。

備任董事的提名須在公司章程中有明確授權。ND5、ND7、ND8 的提交期限同樣為變更發生後的 15 天內。

透過電子提交系統處理

公司註冊處的 e-Services portal 提供電子提交表格服務。使用電子提交可即時確認提交，減少紙本處理時間，並可儲存草稿供日後修改。

提交步驟： 1. 登入 e-Services portal（須先開立帳戶）。 2. 選擇「提交指定表格」。 3. 選取所需表格（ND2A、ND2B、ND4、ND5、ND7 或 ND8）。 4. 填寫表格內容並上載所需附件（如同意書）。 5. 繳付費用（電子提交費用一般低於紙本提交）。 6. 接收提交確認通知。

部分表格（如 ND2A）在電子提交時須同時上載董事同意書的掃描本。同意書須由新任董事親筆簽署。

常見問題

問：董事辭任後，公司不提交 ND4 會有什麼後果？ 答：公司有法定責任在 15 天內申報。不提交可能被公司註冊處檢控，每次違規最高罰款 HK$25,000。

問：ND2A 與 ND4 有何分別？ 答：ND2A 用於委任或罷免（職位變動），ND4 僅用於辭任（自願離職）。公司罷免董事應使用 ND2A；董事自行辭任則使用 ND4。

問：備任董事是否必須申報？ 答：如公司章程設有備任董事制度，則提名、辭任或資料變更均須申報。如無備任董事制度，則無需填寫 ND5、ND7 或 ND8。

表格提交總覽

情況	表格代碼	提交期限
委任董事或公司秘書	ND2A	15天
罷免董事或公司秘書	ND2A	15天
更改董事或公司秘書資料	ND2B	15天
董事或公司秘書辭任	ND4	15天
提名備任董事	ND5	15天
終止備任董事	ND5	15天
更改備任董事資料	ND7	15天
備任董事辭任	ND8	15天

所有表格的最新版本可於公司註冊處的指定表格索引查閱。提交前務必核對表格版本，因為公司註冊處會不時修訂表格內容。