法定紀錄冊：香港公司必須備存的紀錄與地點

法定紀錄冊 香港：備存地點與內容

根據《公司條例》(第622章)，每間香港公司均須備存一套法定紀錄冊，記錄公司的主要人事、股權及財務資料。法定紀錄冊 香港 的備存地點必須為公司的註冊辦事處，或公司以表格NR2向公司註冊處申報的另一個指定地點。該紀錄冊須供公司成員及某些人士查閱，但重要控制人登記冊則不公開。

公司紀錄冊 內容

法定紀錄冊包括以下各項登記冊，每冊均有其法定內容要求。

成員登記冊

成員登記冊（即股東名冊）記錄每名成員的姓名或名稱、地址、持股數量、類別以及入股與退股日期。公司須在成員登記冊內載有每名成員的股份詳情，並在股份轉讓時作出更新。

董事登記冊

董事登記冊須載有每名董事的全名、住址或通訊地址、身份證號碼（如無身份證則為護照號碼）、委任日期及辭任或離職日期。該登記冊亦須記錄董事在其他公司的董事職位（如有）。

公司秘書登記冊

公司秘書登記冊記錄公司秘書的姓名、地址、身份證號碼及委任與終止日期。如公司秘書為法人團體，則須記錄其名稱及註冊辦事處地址。

押記登記冊

押記登記冊記錄公司設定的所有押記（即抵押），包括押記的簡要描述、押記金額、承押記人的名稱及押記日期。公司須在設定押記後按時向公司註冊處提交表格NM1。

備存地點 規定

法定紀錄冊必須備存於公司的註冊辦事處。如公司選擇將紀錄冊備存於另一地點，該地點必須位於香港，並須以表格NR2通知公司註冊處。該表格須載明紀錄冊的實際地址。公司須確保該地址可供查閱。

重要控制人登記冊

重要控制人登記冊自2018年3月1日起強制設立。該登記冊記錄對公司持有重大控制權的人士（通常持有超過25%的已發行股份或投票權）。公司須指定一名代表協助法律執法機關查閱該登記冊。與其他登記冊不同，重要控制人登記冊不公開予公眾查閱，僅限法律執法機關及公司成員在特定情況下查閱。

查閱權利與保存期限

公司成員有權查閱成員登記冊、董事登記冊及公司秘書登記冊，並可索取副本。公眾人士可查閱成員登記冊及董事登記冊，但重要控制人登記冊除外。公司的會計紀錄須保存至少七年，而法定紀錄冊則須持續保存直至公司解散。