香港成立公司可否不設公司秘書

香港成立公司可否不設公司秘書

香港成立公司不可不設公司秘書。《公司條例》(第622章)的強制性規定，每家在香港註冊成立的公司必須委任一名公司秘書，沒有豁免選項。公司秘書是公司的法定職位，與董事同樣屬於公司組織架構中不可或缺的部分。

香港公司秘書要求

《公司條例》(第622章)明確規定，每間公司須有一名公司秘書。公司秘書可以是自然人，亦可以是法人團體。若委任自然人，該人必須通常居住於香港；若委任法人團體，該法人團體須在香港設有註冊辦事處或營業地點。公司註冊處在審查公司註冊申請時，會核實公司秘書的資格是否符合上述法律要求。

公司秘書職責

公司秘書的法定職責涵蓋多個範疇。職責包括備存法定登記冊（如成員登記冊、董事登記冊、公司秘書登記冊及重要控制人登記冊）、處理周年申報表（NAR1）的提交，以及通知公司註冊處有關董事或秘書的變更（使用ND2A表格）。公司秘書亦須確保公司遵守《公司條例》的各項規定，安排董事會會議及書面決議，並保管公司印章及文件。

公司條例秘書規定

《公司條例》(第622章)對公司秘書的資格設有具體限制。若公司只有一名董事，該名董事不得同時兼任公司秘書。獨董事公司必須委任另一名人士或法人團體擔任公司秘書。公司秘書的變更須透過ND2A表格（委任或停任）或ND2B表格（更改詳情）通知公司註冊處，辭任則使用ND4表格。

不委任公司秘書的法律後果

公司若未按《公司條例》規定委任公司秘書，即屬違法。公司及其每名責任人（包括董事）可被檢控，一經定罪可被罰款。公司註冊處可能拒絕接納該公司的文件提交，影響公司正常運作。長期不遵從規定可能導致公司被從公司登記冊剔除（即除名），屆時公司資產將歸屬政府，董事亦可能被取消擔任董事的資格。

公司秘書的資格選擇

公司可選擇委任自然人（須通常居於香港）或法人團體（須在香港有業務地址）擔任公司秘書。許多中小企業選擇委任專業的公司秘書服務公司，以確保合規。這些服務提供者通常持有信託或公司服務提供者（TCSP）牌照，受《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第615章）規管。選擇公司秘書時，應確認其具備相關經驗，能夠妥善處理法定文件及合規事宜。