提交 NAMA4 董事委任通知書的步驟

NAMA4 董事委任通知書提交服務

NAMA4 董事委任通知書的法定用途

NAMA4 董事委任通知書是《公司條例》(第622章)下的一種指明表格，其用途與一般公司日常運作中的董事變更不同。這份表格專門用於公司根據法院命令進行合併（amalgamation）後，通知公司註冊處新公司的董事委任情況。當兩間或以上的公司按照法院批准的計劃合併為一間新公司時，新公司必須向公司註冊處提交NAMA4，申報獲委任為新公司董事的人士的詳細資料。

委任董事通知：NAMA4與ND2A的分別

日常情況下，公司委任或離任董事，使用的是ND2A表格（公司秘書及董事變更通知書）。ND2A涵蓋董事的任命（appointment）及離任（cessation），適用於一般董事會決議後的變更。NAMA4則不適用於這種常規情況。

NAMA4是合併程序專用的委任董事通知。合併完成後，原有公司的董事職位隨公司消滅而終止，新公司需要一套全新的董事會。NAMA4正是用來申報這些新董事的委任，而非記錄原有董事的變動。兩份表格不能互換使用：日常變更用ND2A，合併後用NAMA4。

NAMA4表格下載

NAMA4表格可從公司註冊處的指明表格索引頁面下載。公司註冊處官方網站（cr.gov.hk）的「表格」欄目下設有「指明表格」索引，列出所有根據《公司條例》（第622章）訂明的表格。NAMA4的正式名稱是「合併後委任董事的通知書」（Notice of Appointment of Directors after Amalgamation）。

下載時應直接從公司註冊處網站取得最新版本，因為表格內容可能隨法例修訂而更新。使用過期版本可能導致提交被拒。公司註冊處亦提供電子服務入口網站（e-Services portal），合資格用戶可透過該平台以電子方式提交NAMA4。

公司合併後董事的申報要求

公司合併完成後，新公司必須在指定時限內向公司註冊處提交NAMA4，申報所有董事的詳細資料（particulars）。申報內容包括每位董事的全名、住址、國籍、身分證號碼（如持有）或護照號碼，以及獲委任的日期。

提交NAMA4時，必須同時附上以下文件： - 法院批准合併的命令（court order）的核證真實副本（certified true copy） - 公司註冊處處長對合併計劃的批准（approval）文件（如適用）

這些文件證明合併已獲法定批准，新公司的董事委任具有法律效力。公司秘書（company secretary）通常負責準備及提交這些文件，並確保所有董事的資料準確無誤。

董事變更通知的提交時限

提交NAMA4的時限與合併程序的完成日期直接相關。根據《公司條例》（第622章），新公司必須在合併生效日期後的指定期限內，向公司註冊處提交NAMA4。具體時限應查閱公司註冊處的最新指引或相關法院命令的條款。

逾期提交會導致更高的登記費用（higher registration fee），與周年申報表（NAR1）的逾期罰款機制類似。公司應在合併計劃階段便將提交NAMA4的時間表納入考慮，由公司秘書或委任的服務提供者跟進。

提交NAMA4的所需文件

除NAMA4表格本身外，提交時須連同以下文件一併交付公司註冊處：

1. 法院命令核證真實副本：證明合併已獲法院批准。該副本須由律師或公司秘書核證為真實副本。
2. 合併計劃的批准文件：如公司註冊處處長曾就合併計劃發出批准，須附上有關文件。
3. 董事同意書：雖然NAMA4表格本身不要求附上同意書，但每位獲委任的董事須簽署同意出任董事的書面同意，該同意書應保存在公司記錄中。

提交方式可選擇紙本提交或透過公司註冊處的電子服務入口網站（e-Services portal）以電子方式提交。電子提交通常處理較快，且可即時取得提交確認。

合併後的公司秘書及註冊辦事處

合併完成後，新公司不僅需要申報董事委任，亦須確保公司秘書及註冊辦事處（registered office）的資料已更新。如合併導致公司秘書變更，須另行提交ND2A表格（如屬日常變更）或相關表格。註冊辦事處地址如有變動，則須提交NR1表格（更改註冊辦事處地址通知書）。

公司應在合併完成後全面檢討所有法定記錄，包括董事名冊、公司秘書名冊、成員名冊及重要控制人登記冊（Significant Controllers Register），確保各項資料與NAMA4申報的內容一致。重要控制人登記冊須按照《公司條例》（第622章）的規定備存於註冊辦事處或香港境內的指定地點（prescribed place）。

常見問題

問：合併後可否使用ND2A代替NAMA4？ 不可以。ND2A適用於日常董事變更，NAMA4是合併後專用的通知書。使用錯誤表格可能導致提交被拒。

問：NAMA4是否需要附上董事的同意書？ NAMA4表格本身不要求附上同意書，但公司必須取得每位董事的書面同意，並保存在公司記錄中。

問：合併後多久必須提交NAMA4？ 時限取決於合併生效日期及相關法院命令的條款。公司應盡快提交，避免逾期引致較高費用。

問：NAMA4可否以電子方式提交？ 可以。公司註冊處的電子服務入口網站接受NAMA4的電子提交，但用戶須先登記開立帳戶。