香港公司秘書是否必須為香港居民

香港公司秘書是否必須為香港居民

香港的私人股份有限公司及公眾公司均須根據《公司條例》(第622章)委任一名公司秘書。許多公司東主在成立公司時，其中一個常見疑問是：公司秘書是否必須為香港居民。答案視乎秘書的類別而定，並非一刀切。

公司秘書是否必須為香港居民：法律規定

根據《公司條例》第154條，公司秘書必須符合以下其中一項資格：

1. 通常居住在香港的自然人；或
2. 在香港設有註冊辦事處或營業地點的法團（即另一間公司）。

因此，公司秘書不一定是自然人，亦不一定是香港居民。如果秘書是自然人，則必須是「通常居住」在香港的人；如果秘書是法團（例如秘書服務公司），則該法團必須在香港設有註冊辦事處或營業地點。

「通常居住」的定義

「通常居住」並非指該人必須持有香港永久居民身份證。一般而言，公司註冊處接受以下情況作為「通常居住」的證明：

• 該人在香港有固定住址
• 該人在香港有主要生活或工作中心
• 該人實際在香港居住，即使並非永久居民

外籍人士若持有香港工作簽證並實際在香港居住，亦可符合「通常居住」的要求。

公司秘書資格

《公司條例》(第622章)對公司秘書的資格要求如下：

• 自然人秘書：必須是通常居住在香港的自然人，沒有特定的學歷或專業資格要求。但若公司秘書同時是公司的唯一董事，則該董事不能兼任唯一的公司秘書（即公司必須有另一人擔任秘書，或委任法團秘書）。
• 法團秘書：必須是在香港設有註冊辦事處或營業地點的法人團體。法團秘書可以是另一間香港公司，該公司本身不必是通常居住在香港的個人，但其必須在香港有實質的營業地點。

香港公司秘書規定

《公司條例》(第622章)規定，公司秘書的職責包括：

• 協助董事履行法定責任
• 保存法定登記冊（如成員登記冊、董事登記冊、公司秘書登記冊）
• 處理周年申報表（表格NAR1）的提交
• 處理董事及公司秘書變更通知（表格ND2A、ND2B）
• 處理註冊辦事處地址變更（表格NR1）
• 協助召開會議及準備決議
• 處理重要控制人登記冊的維護

公司秘書的變更須向公司註冊處申報。委任或停任秘書須提交表格ND2A，而秘書個人資料的變更則須提交表格ND2B。秘書辭任須提交表格ND4。

公司秘書非居民

若公司希望委任一名非香港居民作為自然人秘書，該人必須能夠證明其「通常居住」在香港。如果該人長期不在香港居住，則不符合資格。

實務上，許多公司會選擇委任香港的秘書服務公司（法團秘書）來擔任公司秘書，這是一個常見且合規的安排。法團秘書不須是自然人，亦不須是香港居民，但其必須在香港設有註冊辦事處或營業地點。

公司秘書人選要求

總結而言，公司秘書的人選要求如下：

• 自然人：必須是通常居住在香港的自然人
• 法團：必須在香港設有註冊辦事處或營業地點
• 資格：無需特定學歷或專業資格（除非公司章程另有規定）
• 兼任限制：如果公司只有一名董事，該董事不能同時是唯一的公司秘書
• 變更通知：任何變更須在變更發生後15天內以表格ND2A或ND2B向公司註冊處申報

因此，公司秘書是否必須為香港居民，答案取決於秘書的類別。對於自然人秘書，答案是「是」，因為必須通常居住在香港；對於法團秘書，答案是「否」，只要該法團在香港設有註冊辦事處或營業地點即可。

如對公司秘書的具體資格有疑問，建議查閱公司註冊處的官方指引或諮詢專業的秘書服務提供者。